Guide till effektiva möten

Kryddda affärsmän fruktar "döden genom mötet" - den produktivitetskrapa, oändliga slutsatsen av möten som leder till oklar riktning och ännu fler möten. Oavsett om inställningen är ett kraftfullt styrelseum eller ett företagares hemmakontor, lyckas eller misslyckas mötena enligt varje deltagares förståelse av vad som förväntas efter samtalets uppskjutande. Erfarna facilitators använder flera strategier för att få ut det mesta av något möte.

Att träffa, eller att inte träffas?

Bestäm om ett möte verkligen behöver kallas. Om ett telefonsamtal eller e-post räcker, eller om du skickar ett dokument till flera personer för att feedback ska uppfylla behovet, tänk sedan två gånger om ett möte är den mest produktiva användningen av allas tid. Enligt kommunikationsexperten Tom Krattenmaker, "Lösningen på ett oproduktivt möte kan vara så enkelt som att inte ha det... Om det är meningen att dela information - vilket alltför ofta är fallet i organisationer som plågas av dåliga möten - e-post, noteringar och informella konversationer fungerar noga bättre. "

Planera stämman

Möten måste ha en tydligt formulerad uppsättning mål och de rätta personerna vid bordet. Facilitators bör tilldela nyckelroller (ordförande, diskussionsfacilitator, minuttakare) och se till att agendan cirkuleras till deltagare med tillräckligt ledtid för att deltagarna ska kunna förbereda sig. Dagordningen själv bör vara tidsbegränsad med en tydlig åtgärd eller ett resultat som hör samman med varje objekt.

Se till att deltagarlistan är lämplig för agendan och se till att alla som är planerade att presentera ett ämne förstår vad som förväntas av henne innan mötet startar.

Var i tid

Starta möten i tid och framsteg genom tidsbegränsade agendaposter så nära de angivna tiderna som möjligt. Avsluta alltid före eller före den planerade tiden. Om det finns kvarstående agendaposter, skjuta upp dem till ett uppföljningsmöte. Ledarskapskonsulent Carter McNamara säger, "Börja alltid i tid, det här respekterar dem som visade sig i tid och påminner om att de planerade är allvarliga."

Var känslig för företagets mötekultur: Om folk vanligtvis är planerade till back-to-back-möten, avsluta mötet 10 minuter tidigt för att tillåta resor och toalettbrott.

Uppmuntra gruppfokus

Dela en uppsättning grundläggande mötesregler med alla deltagare så att alla vet vilka beteenden de måste visa. McNamara säger att "fyra kraftfulla grundregler är: Delta, få fokus, behåll momentum och nå slut." Ställ in förväntningar om aktualitet och, vid behov, klargöra standarder för användning av bärbara datorer eller annan elektronik under mötet.

Förtydliga nästa steg

Innan mötet upphör, granska de stora besluten som gjordes och alla uppgifter som tilldelades och se till att de dokumenteras i mötesminuten. Ge gruppen några minuter för att diskutera nästa steg - om ytterligare möten är nödvändiga eller om andra steg eller åtgärder måste utföras som en del av ett större projekt eller process.