Riktlinjer för att utveckla en RFP

Förfrågningar om förslag ger den information som dina leverantörer och leverantörer behöver lämna in ett förslag och bjuda på ditt kommande projekt. Detaljer är viktiga när du skriver en RFP. Ju mer detaljer, desto mer sannolikt kommer det att en eller flera RFP: er uppfyller dina behov. Innan du börjar skriva din RFP, förbereda en översikt över all information du behöver.

Några bakgrundsinformation

Ge bakgrundsinformation om ditt företag, inklusive historia, produkter eller tjänster, statistik, styrkor, svagheter och demografi. En redogörelse för syfte förklarar vilken typ av produkt eller tjänst ditt företag behöver och varför. Följ det med information om projektets mål och förklara hur dessa mål kommer att möta ett särskilt behov i ditt företag. En del om de intressenter som kommer att dra nytta av projektet, inklusive gruppens storlek eller speciella egenskaper, hjälper förslagsförfattare att förstå hur projektet passar in i arbetet ditt företag gör.

Vad du vill

Ange de leveranser som måste ingå i förslaget. Även om konkreta leveranser, till exempel 20 nya arbetsstationer, är viktiga, glöm inte immateriella tillgångar. Leveranser inkluderar också dina förväntningar om hur den nya produkten eller tjänsten hjälper ditt företag. Till exempel, om ditt företag väljer ett företag att tillhandahålla anpassad programvara, kan en leverans ange att programvaran måste möjliggöra sömlös migrering av data från ditt gamla system. Om du inte har specifika leveranser och letar efter idéer för att lösa ett problem eller behöver, använd det här avsnittet för att be leverantörer att tillhandahålla egna lösningar.

Projektkrav

Leverantörer behöver så mycket information som möjligt för att ge exakta förslag. Låt dem veta när du förväntar dig att projektet ska börja och slutföra, storleken på din budget, faktureringsuppgifter och incitament eller påföljder. Du kan också inkludera måldatum för slutförande av varje fas i projektet, sätta prestandanormer och beskriva hur du kommer att övervaka leverantörens framsteg. Informera säljare om några speciella krav. Du kan kräva att leverantörer följer samma typ av anställningsförfarande som ditt företag eller byrå eller kanske kräver att de håller vissa professionella licenser.

Du är en vinnare

Förklara vilka säljare som behöver göra för att lämna ett förslag i formatet. En översikt över erforderliga avsnitt är till hjälp, liksom en stilguide om du behöver förslag i ett visst format eller typsnitt. Ge information om vem förslaget måste lämnas in och tidsfristen för förslag. Som en del av förslaget kan du be företag att tillhandahålla bakgrundsuppgifter, såsom företagets historia, principer, referenser, erfarenhet av liknande projekt och information om det team som skulle arbeta med ditt projekt. Skapa en utvärderingskriterier avsnitt för att låta leverantörer veta hur du väljer det vinnande förslaget och när de kommer att bli informerade om de har blivit utvalda.