Hotel Front Office Reservation Procedures

Hotell blöder ofta pengar eftersom deras bokningsprocess inte är välplanerad, vilket kan frustrera gästerna och få dem att hitta en annan plats att sova. Bokningar är den mest tillförlitliga intäktsströmmen för många hotell, och de påverkar allt från vinstmarginal till bemanning. Att se till att gästerna får boende när de förväntar sig dem är det enklaste sättet för ett hotell att minska klagomål och öka gästnöjdheten.

Hitta ett rum

När en gäst ringer för att begära ett rum för en viss plats och tid kallas det att kontrollera tillgänglighet. De flesta hotell har ett förvaltningssystem som berättar för bokning clerks de typer och typer av rum som finns tillgängliga för angivna perioder och listar priser för dessa rum. Bokningstjänstemän, när de har hittat ett rum för gästerna, bör ge en kort beskrivning av anläggningarna. Beskrivningen ska beräkna sängens storlek och antal sängar i rummet tillsammans med eventuella speciella boende inklusive kylskåp eller balkong.

Begäran och garantier

En kritisk del av ett hotellbokningsförfarande är att notera speciella önskemål så att de är ordentligt anpassade. Om en särskild rumstyp inte är tillgänglig, till exempel, gör gästerna en reservation för en annan rumstyp och ber att deras ursprungliga preferens noteras. Alternativt kan en gäst kräva en spjälsäng eller en bäddsoffa för ett barn. När boende är avgjord, är gästerna ofta ombedda att garantera ett rum med kreditkort. Vissa hotellprocedurer tillåter en tillfällig innehav utan kreditkort i förväntan om en insättning.

Policies och procedurer

Eftersom reservationer är avsedda för att förhindra att ett hotell överlämnas, se till att en potentiell gäst förstår att bokningsavbeställningsreglerna kan förhindra att rum hålls i onödan. På samma sätt borde en gäst veta vilken tid han kan kolla in i ett rum och vilken tid måste han kolla. Bokningsförfaranden bör rikta kontorslokaler för att göra dessa klara för gästerna innan bokningen fullbordas. Ett bra bokningsförfarande innehåller anvisningar om parkering och eventuella tillhörande avgifter samt tillgång till flygplats och kollektivtrafik.

Stark bekräftelseförfarande

Att återanvända bokningen är möjligen den mest kritiska delen av processen. Det gör det möjligt för bokningsarbetaren att tydligt stava ut vad hon har markerat för gästerna och för gästerna att höra villkoren i rummet. Hotellets anställda bör upprepa rumstypen, med några speciella önskemål, datum och datum för ankomst och avresa, kostnaden för rummet och garanti- och avbokningsreglerna. När all information är upprepad och gästen samtycker, bokningsbekräftaren tillhandahåller ett bokningsbekräftelsesnummer som gästerna kan använda vid incheckning eller på framtida samtal.