Hur skriver jag en standardhandbok för handhavande?

Ett företag eller en organisation kan på ett effektivare sätt underlätta utbildningen av nya medarbetare med hjälp av välskrivna standardoperationsförfaranden. Utöver träning ger en SOP-handbok befintliga lagmedlemmar en resurs för mindre ofta använda procedurer, vilket säkerställer att procedurer görs med rätt protokoll och upprätthåller kvalitetskontroll. Att skriva en standardhandbok för operativsystem kräver en klar förståelse av de steg som är inblandade i en viss process.

Definiera kärnprocesser

Titta på alla kärnprocesser som ditt företag har. Börja med att definiera vilka processer som ska beskrivas och mappas i SOP-maualen. Medan du kanske inte kartlägger varje sista process är det viktigt att fastställa de mest grundläggande och viktiga. En restaurang kan till exempel definiera kärnprocesser om hur en särskild signaturrätt görs. Precis lika viktigt är processen för att städa restaurangen. Skapa en lista över dina kärnprocesser så att du kan integrera var och en i SOP-handboken efter att ha kartlagt den.

Karta varje process

Varje process definieras av de steg som behövs för att slutföra processen. Att missa ett steg kan innebära en förlorad eller försenad order eller en defekt slutprodukt. Kartläggning ritar ut arbetsflödet.

Till exempel, säg att du skapar en SOP för försäljningen av en internetförfrågan. Först kartlägg hur ledningen i första hand kontaktas efter att ha begärt information: telefonsamtal, e-post eller text. Karta hur många gånger ditt säljteam utför uppföljningar om utsikterna inte kan nås initialt, med specifika skript för varje kontakt. Kartlägg ett annat manus för när prospektet uppnås, samt en uppsättning uppföljningar beroende på om prospektet köper din produkt eller tjänst eller beslutar att hålla av. När du har mappat, skriv ut processen i enkla steg.

Skapa checklistor och formulär

För alla processer är det lättare för lagmedlemmar att följa en blankett eller checklista. Utveckla en omfattande mall baserat på den kartlagda processen. Om du behöver samla in specifik information vid klientintaget, se till att mallen har all nödvändig information utarbetad kortfattat. Anta inte att lagmedlemmar kommer ihåg allt i SOP, speciellt när en klient sitter framför dem. Integrera checklistorna och formulären som ett tillägg till din processkarta och steg.

Integrera i en SOP Manual

När du har kartlagt varje process och skapat alla stödjande dokumentmallar, integrera dem i en fullständig SOP-manual. Ordna handboken baserat på avdelningar. Till exempel kan du ha avsnittet "Försäljning", "Operationer" och distribution "i SOP-manualen. Varje avsnitt skulle sedan brytas ner ytterligare i kärnprocesserna i den avdelningen, i allmänhet i den ordningsföljd som varje kärnprocess äger rum i det övergripande leverans av varor. I avsnittet "Distribution" kan du ha flera kärnprocesser som inkluderar "Få order", "Förpackning för leverans", "Frakt" och "Uppföljning".

Ordna SOP-manualen med en innehållsförteckning och ange varje procedur tydligt i en fet titelrubrik. Du kan till och med inkludera flikar för teammedlemmar för att enkelt bläddra igenom handboken, för att hjälpa dem att hitta relevanta SOP i sina avdelningar.