Hur man gör W2s för anställda

Som småföretagare måste du redovisa alla anställdas inkomster i skattemässiga syfte, inklusive eventuella reserveringar från betalning till Internal Revenue Service, eller IRS, och till din anställd med hjälp av ett formulär W-2. Medan omfattande är formuläret W-2 inte svårt att fylla i, så länge du behåller exakta löneuppgifter under hela skatteåret.

1.

Fyll i företags- och anställningsidentifieringsinformationen på formuläret med en skrivmaskin för att skriva informationen snyggt i blankettens blanketter. Placera ditt arbetsgivaridentifikationsnummer för verksamheten i rutan märkt "b" på formuläret och ditt företagsnamn och adress i rutan märkt "c." Om du inte använder ett "göra affärer som" -namn, använd ditt eget namn istället för företagsnamnet i rutan "c." Skriv personnummeret för arbetstagaren i rutan "a", medarbetarens namn i rutan "e" och hans adress i rutan "f."

2.

Skriv in det totala beloppet av lönen som arbetstagaren förvärvade under skatteåret i fält "1" på W-2. Inkludera löner, tips och andra ersättningsbelopp som betalning. I fält "2" listas mängden av federal inkomstskatt som hölls från arbetstagaren. Fyll i fält "3" med det belopp som lönes av den anställde som sociala avgifter gäller för - upp till 106 800 USD vid tidpunkten för offentliggörandet. Beloppet är i stort sett detsamma som lådan "1" såvida det inte finns särskilda skattepliktiga förmåner i lönepaketet. Använd rutan "5" för att lista det belopp som Medicare-skatterna gäller för, vilket vanligtvis är detsamma som rutan "3" men utan en gräns.

3.

Använd rutan "4" för att lista den mängd socialförsäkringsskatt som du behöll under året från arbetstagarens lön och lådan "6" för det belopp som hölls på grund av Medicare.

4.

Rapportera de anställda tips som arbetstagaren rapporterade till dig i ruta "7" och eventuella orapporterade tips i ruta "8."

5.

Ange beloppet för eventuell avancerad betalning som mottagits av arbetstagaren i ruta "9." Rapportera alla försäkringsskydd som utbetalas till anställd i rutan "10" - upp till $ 5 000 med något belopp över $ 5 000 rapporterat som lön i lådan "1." Rapportera utdelningar till icke-kvalificerade pensioner eller uppskjutna kompensationsplaner i rutan "11" i W-2. I ruta "12" rapporteras alla skattepliktiga förmåner som betalas till arbetstagaren som ofrivna sociala avgifter eller betalningar i medicinska sparkonton.

6.

Undersök alla alternativ i fält 13 och kontrollera eventuella kvadrater som matchar den specifika medarbetarens information, till exempel att arbeta som lagstadgad medarbetare, i pensionsplan eller om lönen är sjuklön. Använd rutan "14" för att rapportera eventuella diverse betalningar som gjorts till arbetstagaren.

7.

Använd rutorna 15 till 20 för att rapportera statlig skatteinformation, såsom statliga skattepliktiga löner och statliga skattebelopp som betalats.

Saker som behövs

• Skrivmaskin
• EIN
• Anställdsidentifiering och resultatinformation

Tips

• Har din W-2 kontrollerats av en skattrevisor för att säkerställa att du överensstämmer med alla gällande skattebestämmelser.