Så här dokumenterar du en Performance Gap & Solution Strategy

Ett företag uppnår högsta prestanda genom att uppnå bästa möjliga resultat från det arbete som utövas av både sitt folk och processer. Robert Bacal skriver i "Hur man hanterar prestanda: 24 lektioner för att förbättra prestanda", som optimeras genom genomförandet av prestationshanteringsmetoder som identifierar hinder för optimal prestanda, samt utvecklar och genomför lösningsstrategier för att ta itu med identifierade hinder.

Prestanda

Utövandet av ett företag bedöms av dess förmåga att uppnå organisatoriska mål på ett operativt och ekonomiskt effektivt sätt. Uppnåendet av operativ och ekonomisk effektivitet förutsätter att både affärsprocesser och själva produkten följer kända baslinjer eller standarder. Sådana standarder säkerställer att det utförda arbetet är korrekt, komplett och kostnadseffektivt och att den producerade produkten följer sina specifikationer.

Performance Gap

Ett prestandautrymme uppträder om den aktuella prestandan hos en process, arbetsenhet eller anställd skiljer sig från det önskade resultatet som återspeglas i baslinjer eller standarder. Ett antal problem kan leda till ett prestandautrymme, inklusive genomförandet av en ny teknik för vilken anställda inte är utbildade att arbeta, uthålliga problem med tillgången till viktiga produktkomponenter och oförmågan att anställa anställda med den färdighet som krävs för att utföra kritisk funktioner.

Performance Gap Analysis

Dokumentationen av en prestationsgapsanalys - om analysens fokus är arbetstagaren, verksamheten eller processen - kräver identifiering och registrering av prestandanormer för den anställde, verksamheten eller processen som granskas, den nuvarande prestationsnivån och specifikationen av "gapet" mellan den aktuella prestandanivån och den önskade prestandanivån. Prestationsbasen bestäms genom att undersöka organisatoriska mål. De faktiska aktiviteter som måste genomföras framgångsrikt för att uppnå dessa mål. de befintliga standarder som styr verksamheten de anställdas färdigheter och / eller operativa förmåga som krävs för att utföra verksamheten och de begränsningar som hänför sig till aktiviteter som statliga bestämmelser. De aktiviteter eller processer som för närvarande utförs registreras då liksom organisationens operativa förmåga och de individuella färdighetssätten för de anställda som utför aktiviteterna. För att registrera anställningsaktiviteter kan till exempel arbetet observeras, frågeformulär kan cirkuleras eller arbetsprover kan utvärderas. Klyftan mellan prestationsbaslinjen och nuvarande prestanda dokumenteras sedan för att identifiera problem som ska behandlas i en lösningsstrategi. Sådana luckor eller behov kan vara resultatet av problem eller underskott, organisatoriska förändringar eller statliga eller lagstiftande mandat. Prestationsgapet kan till exempel vara resultatet av produktionsproblem eller införandet av ny teknik eller utrustning som kan identifiera behov av ny utrustning eller personalutbildning.

Lösningsstrategi

Att dokumentera en lösningsstrategi kräver prioritering av de behov som identifieras genom gapanalysen, fastställandet av orsakerna till prestationsfrågorna, förslaget till möjliga lösningar och en beskrivning av konsekvenserna av både genomförande och inte genomförande av strategin. Gap eller behov prioriteras när det gäller inverkan på organisationens prestanda. Kännetecken för klyftan, såsom kostnadseffekter och lagligt mandat, beaktas under prioriteringsprocessen. För de mest kritiska behoven identifieras källorna till luckorna. Till exempel, om arbetsprestanda är otillräcklig, kanske arbetstagaren inte har fått lämplig utbildning. Möjliga lösningar på de kritiska behoven identifieras och dokumenteras sedan. Organisatorisk omstrukturering kan ta itu med problem med processflödet. Kostnaden för att genomföra den föreslagna lösningen jämförs med kostnaden för att upprätthålla status quo för att fastställa behov och lösningar som ska lösas i lösningsstrategin.