Hur tillbringar en evenemangskoordinator en arbetsdag?

Förvänta det oväntade. Det kan vara motto för varje evenemangskoordinator. De flesta evenemangsplanerarna är överens om att det inte finns något sådant som en vanlig dag. Fråga bara Carol Rosen, en certifierad specialhändelsesplanerare från Los Angeles. En dag kopplar Rosen sig till nya leverantörer. Därefter utarbetar hon händelsekontrakt. Med breda funktioner och ständiga tidsfrister är fältet snabbt och krävande. "Kort sagt, det finns inte tillräckligt många timmar på dagen, och det finns inte tillräckligt med helger under året", säger Lou Ann Dunn, en certifierad Master Bridal Consultant och ägare av Artful Parties i Salina, Kansas. Spänningen kan dock vara värdig. Evenemangsplanerare säger att ingenting är mer givande än att ge kunderna sin drömhändelse. Evenemangsplanering är en av de bästa yrkena att vara i just nu, enligt US News & World Report. Siffror från den amerikanska byrån för arbetsstatistik visar arbetssäkerhet, med anställning av mötes- och konventionsplanerare satte sig att öka totalt 16 procent mellan 2008 och 2018.

Rutinuppgifter

Evenemangsplanerare spenderar mycket av sin tid på kontoret. För Rosen betyder det mycket timmar på datorn eller telefonen med leverantörer eller kunder, hamra ut kontrakt, produktionsscheman, planlösningar och andra detaljer. Rosen sa att hon får "många, många" e-postmeddelanden från leverantörer som vill jobba med henne eller vara på sin favoritlista, och hon spenderar tid varje dag och hänvisar dem till nätverk och pedagogiska källor. Från kontoret forskar evenemangskoordinatörer och väljer evenemangsställen, ordnar supporttjänster som catering, inrättar elektronisk kommunikation för evenemang, förhandlar avtal med anläggningar och leverantörer och skapar budgetar som projekterar evenemangsutgifter.

Utan kontorsarbete kan det innebära att man kör händelsesrelaterade ärenden och håller mötesförhållande med mötesplatser och leverantörer som fotografer, cateringfirma och blomsterhandlare.

Idéutveckling är också en del av jobbet. När hon inte skapar nedräkningar för stora händelser, sa Tiffany Klein, en certifierad evenemangsplanerare med Rosecrest Special Events i San Francisco, att hon scorer tidningar, internet, museer, restauranger och butiker för att dekorera, säljaren och mötesidéerna. "Jag gillar att varje parti har en vridning, och jag tror inte att jag har gjort samma sak två gånger, " sade Klein. Om en händelse väntar är Klein upptagen med att bekräfta menyer, prata med florister och matfirmor "en miljon gånger" för att stryka ut sista minuten detaljer, klämma ner belysning, skapa festfavörer och ordna valetparkering och kappkontroll, bland annat. "Det är de små detaljerna - jazzbandet som spelar under cocktailtimmen, eller vintage tyska ölkustfartyg och ölstenar på en fest i Oktoberfest - det gör en fest speciellt och minnesvärd för gästerna, " sade Klein.

Klientmöten

Att komma ihop med kunder är en stor del av en eventkoordinator jobb. Rosen scheman "mötesdagar" för att samråda med kunder i en "avslappnad men professionell atmosfär" på hennes hemkontor. Hon passar i två möten om dagen, med tiden mellan var och en för att organisera händelsesrelaterade filer. Hon trivs särskilt med kunder som begär det ovanliga eller det opraktiska - och hitta ett sätt att få tillfälle att hända. Till exempel producerade hon en gång ett bröllop på sju veckor för en brud med en liten budget och en mor med Steg 4 cancer. Mamman var där för att dansa på dotterns bröllop och avled veckor senare. "Det finns inget bättre än att kunna arbeta lite mirakel, " sa Rosen.

Men att arbeta med kunder går inte alltid enligt planen. Förvänta walk-ins eller potentiella kunder som släpper in utan ett möte. "En inpassning kan förstöra en dag", sa Dunn. "Det är en dom av hur man hanterar en walk-in. Det är mycket svårt att vända bort en potentiell klient. Men å andra sidan måste du fatta beslut om vad som är bäst för dig och ditt företag. Det är där att vara en erfaren evenemangsplanerare hjälper. "

Visa tid

Krantid för evenemangskoordinatorer kommer under evenemang. Planerare måste vara till hands för varje händelse, övervaka leverans och konfiguration av varuautomater som mat, belysning eller utställning av bås och hjälpa till att registrera deltagare och utfärda namnskyltar. De arrangerar transport till och från evenemanget och hjälpmedlemmarna gör boendebokningar. På arbetslistan: Kontrollera mötesrummen för tillräcklig sittplats och audiovisuell utrustning och se till att händelser följs av eld och arbetsföreskrifter. Koordinatörer måste utvärdera om händelsen uppfyllde kundens mål, ofta genom enkäter som begär feedback om deltagarnas erfarenheter. Efter föreställningen kan en planerare jämföra händelsens kostnader och fördelar för att hjälpa kunderna att avgöra huruvida utgiften var värdig. För Klein är evenemangsdagen på tårta på hennes tårta. "Att se ett klassrum, matsal eller bakgård omvandlas till en fest är väldigt roligt och glädjande, " sa hon.

Fysiska krav

Förvänta dig inte ett nio till fem schema. Planners kan fungera betydligt mer än 40 timmar i veckan och leda till en stor händelse. Under en händelse kan timmarna gå från 5 am till midnatt. Weekend timmar är vanliga också. Mötes- och messesamordnare står ofta inför stående timmar, promenader och lyftmedel. För Rosen, som specialiserar sig på bröllop, ger trycket en stor utdelning: "Den största glädjen hjälper dig att skapa en social händelse som är precis vad de tänkte och där alla element kommer ihop sömlöst."