Hur man räknar upp en faktura

För många småföretagare utgör fakturering en administrativ uppgift som bäst görs snabbt - ungefär som att rippa bort ett bandage. Nödvändigt som fakturering kan vara att erhålla betalning, det pappersarbete som översätter öppna kundfordringar till betalt företag exponerar ibland skrämmande företagare till den långsamma världen av företagsbyråkrati. Att räkna upp fakturan korrekt första gången hjälper till att minska risken för försenad A / R eller begär av säljaren att återge en korrigerad faktura.

1.

Utveckla en standardfaktura för ditt företag. Det finns ingen enda rätt mall att använda - Microsoft erbjuder flera olika mönster från Office.com, till exempel - men se till att designen innehåller alla data som betalaren behöver och är lätt att läsa.

2.

Inkludera fakturadatum och fakturanummer. Även om du inte behöver utarbetade nummer, lita större företag på dem för att spåra vilka fakturor som har betalats.

3.

Ge information som identifierar ditt företag. Till exempel, inkludera en "remit to" -rad som identifierar den person eller företag till vilken checken ska betalas, med en riktig adress. Lägg till eventuella identifierande data - leverantörsnummer, skatte-ID-data, adressinformation och kontraktsnummer, till exempel - som hjälper betalaren att bedöma fakturans giltighet.

4.

Sammanfatta information om transaktionen som du fakturerar för. Om du till exempel skickat widgets som svar på företagets inköpsorder, ska du inkludera företagets PO-nummer och datumet då produkten skickades - inklusive om det finns ett spårningsnummer för leverans.

5.

Lista de objekt som du vill betala för. Inkludera en exakt och beskrivande förklaring av varje kostnad, med en mängd, enhetspris och slutligt utökat pris. Leverera unika identifierare, till exempel katalognummer eller universella produktkoder, så att betalaren kan hänvisa till kvittot av produkter. Om du specificerar tjänster, förklara tjänstens art och, om det är användbart, kontaktpersonen hos företaget som kan garantera laddningens noggrannhet.

6.

Beräkna subtotalen för alla poster som fakturerad.

7.

Bearbeta eventuella justeringar av subtotalen - till exempel procentuella rabatter, skatter, frakt eller ränta - ange sedan en slutlig fakturerbar total. Om du bedömer skatter, se till att betalaren inte är skattebefriad och att du är lagligt tillåten och skyldig att samla försäljningsskatter baserat på platsen för ditt företag och det företag du fakturerar.

8.

Ange betalningsvillkor. De flesta affärsfakturor är "netto 30", vilket innebär att fakturan måste betalas i sin helhet inom 30 dagar efter mottagandet. Vissa småföretag erbjuder incitament, till exempel en rabatt på 5 procent för att betala inom 15 dagar. Se till att faktura termerna är tydligt identifierade om de inte redan omfattas av kontrakt.

Saker som behövs

• Exakta uppgifter om alla objekt som du fakturerar

Tips

• Bestäm om olika affärsenheter för en enda leverantör godkänner olika delar av din öppna faktura. Om så är fallet, fråga om det är mer meningsfullt att skicka in flera mindre fakturor för att effektivisera godkännandeprocessen och minska risken för att en fråga kan försena betalningen på hela satsvis öppet A / R.

varningar

• Vissa stora företag digitaliserar inkommande fakturor. Om datorn saknar obligatoriska fält kan betalningen försenas väsentligt. Därför är det alltid klokt att skicka in dator genererade eller skrivna fakturor och kontrollera med kunden för att avgöra om företaget behöver vissa dataelement eller format. Att överensstämma med kundens faktureringssystem, även om det strider mot din egen mall, kan ibland översättas till snabba kassaflöden.
• Följ krav som anges av US Customs and Border Enforcement för att dokumentera objekt som passerar in i USA som måste rensa tullen.