Hur man skriver en e-post som begär tillgänglighet

E-post är en accepterad form av affärskommunikation, och du kan använda den här metoden för att begära tillgänglighet för ett möte. När du kontaktar någon du inte har träffat och har liten kunskap om dina produkter eller tjänster, måste du förmedla information så kortfattat som möjligt. Kom ihåg att många chefer får tillgång till e-post via smarta telefoner och surfplattor, och har inte tid att läsa långa meddelanden. Din e-post måste vara till den punkten, med hjälp av artig, lämpligt språk.

1.

Adressera e-postmeddelandet personligen och ange sitt syfte i början så kort som möjligt. Få affärsmän har tid att läsa igenom ett par stycken försök att förstå vad du ber om. Öppna e-postmeddelandet med en mening som berättar för läsaren du skriver för att planera ett möte när det är bekvämt.

2.

Följ ändamålet med din anledning för att begära mötet. Berätta mottagaren kort vem du är och anledningen till att du behöver träffas med honom. Använd tydligt språk och korta meningar, till exempel "Mitt företag är verksamt i ditt område och jag har en tjänst som kan gynna dig."

3.

Föreslå ett par potentiella datum och tider för mötet, med en begäran om alternativa alternativ om inget av dessa datum är lämpliga. Det tar bort möjligheten att ställa mötet från mottagaren, vilket gör det lättare för honom att svara. Om du ber honom att ge detaljer om hans tillgänglighet, frågar du honom att göra mer arbete än du är.

4.

Ange klart platsen för mötet och dina anledningar till att välja det. För ett första möte är det accepterat övning för den som gör begäran att vara den som ska resa till mötet. Detta skulle dock inte gälla om mottagaren måste komma till ditt företag så att hon kan se dina faciliteter och produkter. I så fall ska ditt email förklara detta.

5.

Använd artigt, civiliserat språk i din e-post som begär tillgänglighet, och kontrollera att stavningen och grammatiken är korrekt. En potentiell kund eller näringsidkare kan avskräckas av ett meddelande som uppvisar ett dåligt grepp om språket. Nämna kort de potentiella fördelarna för mottagaren från en association med ditt företag.

6.

Fäst information om ditt företag och produkter eller tjänster till e-postmeddelandet så att mottagaren enkelt kan komma åt dem. Ge länkar till din företags webbplats och nyhetsartiklar om din produkt eller tjänst som kan ge mottagaren en förståelse för anledningen till att du begär ett möte. Håll storleken på e-postmeddelandet till mindre än två megabyte och se till att bilagorna inte innehåller datavirus.

7.

Följ upp begäran om e-post efter en vecka om mottagaren inte har svarat. I ditt andra e-postmeddelande, bekräfta att han har fått det första e-postmeddelandet och upprepa din begäran om ett möte. Ange att du kommer att kontakta mottagaren per telefon på ett visst datum för sitt svar om du inte har mottagit det och planera telefonsamtalet för att se till att du följer igenom.

Saker som behövs

• Namn och e-postadress
• Potentiella datum och tider
• Stavningskontroll
• Elektroniska reklammaterial