Hur man skriver en RFP för marknadsföring säkerheter

Varje företag har marknadsföringsmaterial, oavsett om det är en samling av försäljningsblad för ditt säljteam eller produktbroschyrer för dina kunder. Medan marknadsföringens säkerhet inkluderar din webbplats, refererar "material" vanligen till utskriftsmaterial. Om du planerar en produktlansering, monterar ett presspaket, reviderar föråldrade material eller deltar i en mässa, kan du behöva en byrås eller skrivarens kompetens för att producera dina material. I så fall måste du skriva en förfrågan på förslag eller RFP.

Initial planering

Innan du skriver RFP, har du några initiala planer att slutföra. Först definiera målet för ditt marknadsföring säkerhet material. Till exempel, om du deltar i en mässa, behöver du säkerhet, till exempel en booth banner, bordskärmar och broschyrer. Ange sedan en budget, som kan vara en procentandel av faktiska eller prognostiserade bruttoinkomster som genereras av projektet. Tilldela slutligen ett tvärfunktionellt projektteam, inklusive de som kommer att arbeta med projektet, till exempel en marknadschef, och de som kommer att dra nytta av projektet, till exempel ett säljteam.

Det grundläggande

Börja RFP med grundläggande information, som en kort företagsöversikt och beskrivning av ditt företags uppdrag eller vision. Introducera dig själv och skapa en ton för dina material. Om du är ett energidryckföretag och ditt uppdrag är att skapa hälsosam livsstil, kommer en leverantör att ha olika idéer än om du var ett konservativt finansföretag. Upprätta de tre bästa målen för de färdiga materialen.

Omfattningen av arbetet

Specificera dina förväntningar på de slutliga leveranserna. Förklara hur materialet ska distribueras eller visas. Beskriv vilka strategier du ska använda. Till exempel, om din säkerhet är för ett försäljningssats, förklara hur dina försäljningsrepresentanter skulle använda materialen vid ett samtal och vilka delar som skulle lämnas hos den potentiella kunden. Förklara också vad som är utom räckhåll. Medan en byrå kan excel på rebrands, var klart att ditt projekt inte inkluderar det.

Leverantörskapacitet

En del av din RFP är utformad för att ge dig insikt. Fråga vilka kärnfunktioner en leverantör har. Om du till exempel kommer till en mässa och behöver multimedia säkerhet, fråga om skrivaren kan producera både banderoller och broschyrer. Om du skapar ett presspaket, fråga om byrån också skriver kopia eller ger design och om det har en utskriftsleverantör för de slutliga leveranserna. Fråga vem som skulle vara tilldelad till ditt projekt och vad den personens roll skulle vara.

Uppskattning och prissättning

Var uppriktig och fast om din budget. Du kan erbjuda ett utbud, men vara tydlig om din maximala budget. Detta gör det möjligt för en leverantör att rikta ett projekt och prisa det, men också vara flexibelt om oväntade kostnader uppstår. Fråga vad som kan påverka slutpriset och hur uppskattningen bryter ner.

tidslinje

När du skapar din tidslinje, inkludera det mest kritiska datumet. Om du går till ett mässa, använd inte datumet för evenemanget som din tidsfrist. Istället anger du tidsfristen för när du behöver skicka material till platsen. Arbeta bakåt från ditt kritiska datum och inkludera viktiga möten när bevis ska ses av andra hos ditt företag. Be leverantörerna att tillhandahålla vanliga vändningstider för projekt som din.

Leverantörsval

När du har en komplett RFP måste du hitta potentiella leverantörer. Använd rekommendationer från ditt professionella nätverk för att begränsa din sökning. Granskningsbyrå eller skrivarportföljer online. Skapa en kort lista över kvalificerade frågor och samtalsleverantörer innan du skickar ut din RFP för att visa projektets tillgänglighet och leverantörs tillgänglighet. När du skickar ut flera RFP-filer skapar du ett kalkylblad för att jämföra svar om omfattning, kostnad och kapacitet.