Hur man skriver företagsminuter

En samvetsgräns krävs när man tar protokollet under ett affärsmöte. Protokollet dokumenterar de väsentliga uppgifter som diskuterades och eventuella beslut som fattades under mötet. Informationen används ofta för referens eller bakgrundsmaterial för framtida möten. Därför måste du som en liten spelare ha exceptionella lyssnings- och skrivförmåga tillsammans med förmågan att fastställa de relevanta aspekterna av den diskussion som ska spelas in.

1.

Kom tidigt i mötet så att du har gott om tid för att bli avgjort och organiserade. Granska dagordningen och all relevant information för att få förståelse för syftet med mötet och att känna till de problem som kräver beslut.

2.

Förbered en mall enligt mötesagendan. En organiserad mall låter dig spela in informationen på rätt plats. Om till exempel punkt fyra på agendan är "Aktuella säkerhetsproblem", ska objekt fyra på din mall vara samma.

3.

Anteckna mötesens grundläggande information, inklusive datum, plats, tid och ämne. Skriv ner varje person som är närvarande, tillsammans med mötesstolen eller ledningen.

4.

Notera de personer som kom sent till mötet; de kommer att behöva uppdateras på den information de saknat. På samma sätt, registrera namnen på de som saknades från mötet eftersom de också måste informeras om informationen och besluten.

5.

Parafrasera mötena och diskussionerna. Undvik att försöka skriva ner allt som sagt. mötesnoterna ska vara en översikt över diskussionen. Spela in några åtgärder som måste följas med alla beslut som fattades.

6.

Granska dina anteckningar omedelbart efter att mötet är avslutat. Om du väntar för länge kan du förlora viktig information. Förtydliga eventuella fakta eller beslut som kräver det så snart som möjligt.

7.

Ordna mötesminuten i en snyggt organiserad skrivad rapport. Låt mötesledningen eller arrangören granska rapporten för att säkerställa noggrannhet. Gör eventuella ändringar som krävs och distribuera slutrapporten till mötesdeltagarna och de som saknades.

tips

• Se till att du inte spelar en dubbel roll genom att delta i mötet samtidigt som du tar protokollet. Det kan vara svårt att korrekt spela in mötesnoteringar medan du gör något annat. Håll ditt sinne fokuserad på att ta protokollet.
• Välj en metod för att hålla minuter som fungerar bäst för dig. Papper och penna är ett alternativ, som en bärbar dator. Du kan också överväga att spela in mötet med en röstinspelare.