Hur man skriver en regional konferens budget för en ideell

Många ideella organisationer använder konferenser för att samla in pengar till föreningen, medan andra ser en konferens som en kostnad. Regionala konferenser drabbar vanligtvis mindre folkmassor än de nationella, så du måste planera på lägre skalfördelar. När du skapar budgeten för ditt möte, kan du veta att dina mål på bottenlinjen hjälper dig att planera dina utgifter och marknadsaktiviteter för att möta dina mål.

Skaffa budgetarna från den föregående konferensen, liksom budgeterna går tillbaka minst tre år, om möjligt. Få kopior av alla kontrakt för varje konferens, inklusive mötesplats, catering, audiovisuella, marknadsföring, högtalare och transport. Kontakta din nationella organisation om du är ett kapitel eller distrikt som håller en anläggning en regional konferens och fråga vad ekonomiskt, marknadsförings- eller logistiskt stöd det nationella kontoret tillhandahåller. Fråga om du har några ekonomiska skyldigheter att vara värd för nationella representanter eller främja sponsorer.

Skriv en lista över de aktiviteter som kommer att äga rum på konferensen som mandat av din styrelse eller konferenskommitté, samt alla utgifter i samband med dessa aktiviteter. Inkludera cocktailparty, bankett, golf eller tennisturnering, föreläsningar, utskottsmöten, mässor, make och barns aktiviteter och dans. Skriv en lista över utgifter för icke-verksamhet, till exempel styrelsemedlemsboende och resor, konferensmarknadsföring, programbokutskrift, besök på webbplatsen, registreringskod och leverantörsuppdrag.

Skapa ett huvudbudgetdokument som listar dina beräknade intäkter och kostnader ner till vänster på sidan. Inkludera inkomstkällor som registreringsavgifter, aktivitetsavgifter, programboksreklam, sponsorskap, mässhytter, produktuppsägningsmöjligheter och lotterier. Ange dina utgifter med fasta och rörliga kostnader. Till exempel kommer dina audiovisuella utgifter inte att förändras med dina registreringsnummer, men dina kost- och dryckeskostnader kommer att bli.

Utveckla breakout-budgetar för olika områden i din konferens, som utbildning, underhållning, aktiviteter, marknadsföring, logistik på plats och branschhandel. Visa kostnaderna för att hantera varje område. Till exempel kan logistik på plats omfatta skrivbordspersonal, walkie-talkies, märken, registreringsprogram, pendelservice och deltagande väskor. En marknadsföringsbudget bör omfatta all pre- och post-eventutskrift och digital reklam och kampanjer.

Kontakta potentiella högtalare eller organisationer som kan ge högtalare för att avgöra om du måste betala talavgifter och eventuella resor, logi, måltider och tillfälliga avgifter. Kontakta branschleverantörer som kan ge gratis högtalare i utbyte mot exponering vid ditt evenemang. Fråga volontärer från ditt medlemskap som planerar att delta på evenemanget på deras bekostnad och vilka är kvalificerade experter och erfarna högtalare.

Gör tre kopior av din budget så att du kan skapa scenarier baserade på låg, måttlig och hög närvaro och låga, måttliga och höga intäkter. Undersök effekten av olika deltagande nivåer och bestämma var du måste minska utgifterna eller ha möjlighet att öka utgifterna, baserat på deltagande nivåer och sponsring deltagande.