Hur man skriver ett svårighetsbrev för ett litet företag

Om du måste skriva ett brev som förklarar ditt företags svårigheter att betala en skuld, fokusera på fakta om din ekonomiska situation på ett rationellt, jämnt sätt. Inkludera vissa känslor om det kommer naturligt, inser att din borgenär sannolikt får liknande bokstäver dagligen. Även om detta inte betyder att borgenären kommer att vara osympatisk för din situation, är det mer troligt att en kort, rationell skrivelse får ett bra svar.

1.

Tillägna första stycket i ditt brev för att förklara varför du skriver och uttrycker din önskan om en lösning. Till exempel, om du är en hyresgäst som har svårt att göra din månatliga hyresavgift, citerar beloppet av betalningen och hur länge du förväntar dig att vara bristfällig. Säg att du vill förhandla fram ett betalningsschema tills ditt konto är aktuellt.

2.

Skriv två eller tre stycken som förklarar händelserna som orsakade ditt ont. Känslor och klagomål kommer sannolikt att överföras vid denna tidpunkt, men behåll dem till ett minimum. Utarbeta fakta ärligt och vara specifika. Om ditt företags intäkter till exempel sänks med 25 procent, kan du exempelvis översätta det faktumet till reala dollar så att borgenären förstår hur stor droppen är och varför det leder till att du hamnar bakom i dina leasingavgifter. Att hålla sig till fakta på ett förnuftigt sätt är mer benägna att få en förnuftig reaktion.

3.

Förklara din handlingsplan för att omvandla din ekonomiska situation, men gör inte löften du inte kan behålla. Till exempel, förklara att du har eliminerat sociala funktioner eller minskat din personal storlek på grund av svårigheter. Reveal hur mycket minskningen kommer att spara dig varje månad. Att vara proaktiv om dina svårigheter ökar chansen att din borgenär kommer att vara mottaglig för din begäran.

4.

Ange ditt förslag till ekonomisk försoning i uttryckliga termer. Inkludera en räntebetalning för att visa din god tro. Du kan till exempel föreslå att du kan förena ditt konto efter fyra månader med en räntesats på 3 procent. Ge en total eller hyresavgiften plus ränta och det exakta datumet för återbetalningen för att stärka din trovärdighet.

5.

Stäng motgångsbrevet med en ursäkt och ett uttryck för din önskan att nå en ömsesidigt fördelaktig lösning. Säg att du är villig att diskutera alternativa återbetalningsvillkor. Ta med ditt telefonnummer och de bästa tiderna att kontakta dig. Stäng brevet med tack för kreditorens tid och hänsyn.

tips

• Proofread och redigera ditt brev innan du skickar det. Ställ den åt sidan för en dag och läs den med ett nytt par ögon för att säkerställa att innehållet och tonen är professionella och artiga.
• Ringa ett samtal för att följa upp din motgångsbrev om du inte hör av fordringsägaren inom en vecka.