Hur man skriver ett brev som minskar för att återbetala pengar

Ingen småföretagare tycker om att ha en olycklig kund, men det är inte alltid möjligt att lösa problem i kundens tjänst. Om en kund begär återbetalning för pengar som spenderas på din produkt eller tjänst, måste du granska all tillgänglig information och avgöra om omständigheterna motiverar återbetalning. Om du bestämmer dig för att inte utfärda ett bidrag, låt kunden veta omedelbart genom att skicka henne ett artigt men fast vägran, och förklara dina skäl för att minska begäran om återbetalning.

Använd professionell stationär och hälsning

Använd företagets brevhuvud och följ ett vanligt företagsformat när du skriver ditt brev. Inkludera datum och fullständigt namn och adress för kunden samt en kortfattad ämnesrad - "Ämne: Din begäran om återbetalning den 10 maj", till exempel. Öppna med en formell hälsning som "Kära fru Smith:" för att ställa in tonen.

Skriv i en fast, rättvis ton

Använd fast men artigt språk. I dina första få meningar, bekräfta begäran om återbetalning och förklara de steg du tog för att undersöka omständigheterna och komma fram till ditt beslut. Stärka ditt fall med fraser som "Jag har personligen tittat på situationen kring din begäran" eller "Jag pratade med vår chef efter att vi granskat villkoren i ditt kontrakt".

Ta en ursäktande inställning

Uttrycka artigt ånger, men säg klart att du minskar förfrågan och ange orsaken i ditt huvudsakliga stycke. Ange en specifik företagspolicy för att motivera ditt beslut när det är möjligt.

Exempel

Om en kund begär återbetalning för en nyligen köpt klocka kan ditt brev läsa:

"Vi beklagar att du är missnöjd med din nya klocka, men vi har bestämt dig för att inte lämna ut ett bidrag. Tillverkarens policy anger tydligt att klockan inte är vattentät och inte ska bäras under vatten. Du visade att du hade på dig klockan medan du badade, vilket upphäver garantin. "

I andra fall kan du förklara ditt beslut genom att påpeka att företagets garanterade återbetalningsperiod har löpt ut, eller genom att påminna kunden om att varan såldes under ett avtal med angivande av "som det är villkoret - ingen återbetalning eller retur".

Förstärka att du värdesätter kunden

Inkludera ett kort uttalande i din avslutande paragraf som du uppskattar kundens beskydd. Om du är rädd för att utlösa en långsiktig eller värderad kund, överväg att erbjuda något mindre värde istället för återbetalning.

Exempel

Tänk på en fras som:

"Medan vi inte kan ge återbetalning vid denna tidpunkt, värderar vi ditt företag och vill erbjuda dig en rabatt på 15 procent vid ditt nästa köp."

Ett annat alternativ skulle vara att erbjuda en kredit som skulle kunna användas vid ett framtida köp. Denna tröst kan mildra avslaget på återbetalningsavslaget. Stäng brevet med ditt formella företagsignaturblock, inklusive din handskriven signatur.

Proofread Brev innan du skickar

Proofläs din bokstav noggrant. Korrigera eventuella typografiska eller grammatiska misstag, skriv ut en ren kopia och skriv på nytt. För en särskilt uppskattad kund, eller vid en ansenlig återbetalningsförfrågan, överväga att ha en annan ägare eller senior chef granska ditt brev innan du skickar det.