Hur man skriver ett brev som erkänner en anställd

Ett brev som erkänner en medarbetares bidrag till framgången för verksamheten spelar en viktig roll för att motivera din arbetskraft och öka medarbetarnas tillfredsställelse. Brevet kan känna igen en anställdes roll i framgången för en viss händelse eller hans fortsatta bidrag över tid. Ett brev kan också ingå i ett regelbundet erkännandeprogram där anställda utser kollegor som de anser ha gjort ett viktigt bidrag under föregående månad eller kvartal.

Anpassning

Brevet måste vara personligt. Även om standardbrevmallar sparar tid, kan de minska inverkan av priset. Genom att beskriva arbetstagarens prestation i detalj och erkänna de särskilda åtgärder som arbetstagaren tog, visar du att du känner igen den personliga betydelsen av arbetstagarens bidrag. Ett personligt brev hjälper också till att stärka beteende och attityder som bidrar till framgången för verksamheten. Förklara varför arbetstagarens åtgärder var betydande och översteg företagets förväntningar.

Formatera

Brevets format beror på betydelsen av medarbetarens bidrag. En kort notering om sex eller sju linjer är lämplig för en mindre prestation. Om arbetstagaren har gjort ett stort bidrag, skriv ett brev med tre eller fyra stycken som beskriver omständigheterna och händelsen.

Källa

Ett erkännandebrev har större inverkan när det skrivs av en person som arbetstagaren respekterar. Om brevet erkänner ett bidrag som gynnar en individ borde brevet härröra från individen eller deras chef. När ett bidrag gynnar en avdelning, ska avdelningschefen skriva brevet. Ett bidrag som har stor inverkan på framgången för ditt företag kräver ett erkännandebrev från en ledande befattningshavare.

timing

Ett brev som erkänner bidraget från en viss händelse eller handling bör nå arbetstagaren strax efter händelsen. Skriv brevet inom 24 timmar efter en betydande händelse där det är möjligt. Se datumet för bidraget för att öka personifieringsnivån i brevet. En handskriven anteckning lägger till pristagets omedelbarhet. Om brevet erkänner en anställds bidrag över tid, skicka brevet på ett betydande datum, såsom sista kvartalet eller slutet av ditt budgetår.

Distribution

Du kan öka effekten av priset genom att skicka brevet för hand till anställdes skrivbord eller via post till sitt hem. Även om e-post är snabbare och bekvämare, är det mindre personligt än manuell leverans. Att skicka kopior av brevet till medarbetarens handledare eller linjeledare ökar också erkännandegraden.