Hur man skriver en ny företagspolicy memo

Företagare har många anledningar att skapa nya policyer och förfaranden. Ett företag ska ha både en anställdshandbok och verksamhetshandbok skrivet och bekräftat av alla anställda. Dessa böcker håller rekordet av företagets politik. Om en policy ändras eller en ny implementeras, måste arbetsgivarna meddela de anställda om förändringen. Att skriva memo för en ny eller uppdaterad företagspolicy är det första steget.

Memo Format

De flesta affärsbehandlingsprogram som Microsoft Word har mallar för affärsmemor. Mallar gör det enklare att formatera ett memo. Du lägger bara till komponenterna i mallen för att formatera ditt memo. De flesta mallar lägger ordet Memo eller Memorandum överst i ett stort teckensnitt. De kan också innehålla i en mindre typsnitt en klarare som konfidentiell eller för intern användning . Det här kan alla vara i sidhuvudet.

Kroppen i notatet bör använda företagsformatering, kallad blockformatering. Rikta in varje sektion med vänster marginal och separera varje block med linjeplacering. Val av företagsfonter ska vara Courier, Arial eller något liknande. Poängen är att vara läsbar. Företagstypstorlek är vanligen 12 poäng.

Det första blocket är distributions-, datum- och ämnesavsnittet. Till exempel:

• Till: Alla anställda

• Från: Operationsdirektör

• Datum: 1 mars 2017

• Ämne: Ej tilldelade parkeringsplatser.

Mottagarna ska få en tydlig bild av vem som skickade notatet, vem tar emot en kopia, datumet och syftet med notatet.

Presentera information i memo

Chansen är bra att noteringen genereras eftersom en lag har förändrats eller något hände under arbetet som orsakade ett problem. För att förhindra framtida problem implementerar verksamheten en ny policy. Även om det är helt bra att hänvisa till nya lagar, hänvisa aldrig till enskilda händelser som ledde till att den nya politiken skapades. Undvik att referera anställda specifikt och undvik inflammatoriskt eller nedsättande språk i notatet. Håll tonen professionell och hålla fast vid fakta uteslutande. Till exempel, om en ny låsspolicy implementeras, bör språket inte vara anklagande eller hänvisa på något sätt till tidigare anställda stölder.

Kroppen i memo

Kroppen i notatet kan vara ett eller flera stycken som använder blockformatstilen för företag. Anmälan ska ange vilken befintlig politik som helst och den nya politiken tillsammans med det nya datumets effektiva datum.

Det kan hända att du behöver ge ytterligare information som är relevant för den nya policyen. Till exempel kan ett företag behöva byta säkerhetsprotokoll på plats på grund av nya federala bestämmelser. Markera eventuella ändringar i befintliga policyer, tydligt definiera hur den gamla är annorlunda än den nya. Hänvisa till befintlig relevant politik genom att ange policynamn och avsnitt eller sidnummer där de finns i den befintliga policyhandboken.

Varje policyhandbok bör vara daterad så att anställda vet att de tittar på rätt version. När du hänvisar till ändringar i ett nytt policymeddelande, inkludera datumet för den manuella referensen.

Distributionslista

Arbetsgivare behöver hitta ett sätt att se till att varje anställd som behöver få ett memo får en kopia. Inte alla företag har alla anställda på en e-postdistributionslista. För att vara säker på att memo är mottaget av alla, skicka det där arbetsavdelningen och OSHA-affischer hålls för alla anställda att granska. Maila distributionslistan över anställda som har e-postmeddelanden. Inkludera memo med löneposter eller fråga chefer att lämna en kopia till varje anställd och genomföra ett möte om förändringen.

Tillägg till handböcker

Lägg till det nya memo som ett tillägg till den befintliga anställningshandboken. Om du inte har uppdaterat medarbetarhandboken för en tid eller det är många förändringar som händer, kan det vara klokt att uppdatera hela handboken med ett nytt datum för publicering. På så sätt kommer anställda inte av misstag att hänvisa till föråldrad politik.