Hur man skriver en remissbrev för ett företag

Som företagsägare är en av de bästa sakerna du kan få är hänvisningar från nöjda kunder. Betala framåt genom att ta dig tid att skriva ett effektivt hänvisningsbrev om ett företag du har haft en positiv erfarenhet av. Hjälp sprida ordet om ett städföretag, din favoritverkstadsbutik eller en pålitlig leverantör genom att uppmuntra andra företagsägare att spela förmyndare till dessa försökte och sanna tjänsteleverantörer.

1.

Planera vad du ska skriva för att ge det bästa möjliga intrycket av det företag du hänvisar till andra. Tänk på de tre eller fyra viktigaste punkterna för att övertyga ditt brevs mottagare att överväga att använda företagets tjänster eller produkter.

2.

Använd ditt företags brevhuvud för att ge hänvisningen större vikt. Om du inte har brevpapper, använd ditt namn, företagsnamn och fullständig adress som brevpapper, tryckt med fetstil och centrerad högst upp på sidan. Inkludera datumet. Adressera brevet till en viss person och inkludera personens titel, företagsnamn och adress. Öppna med en vanlig affärshälsning som "Kära Herr Smith", såvida inte mottagaren är någon du vet väl, i vilket fall "Kära Bob" är lämplig.

3.

Börja brevet med en kort paragraf som beskriver det företag eller den tjänst du rekommenderar till mottagaren. Gör det relevant genom att koppla det till ett behov du vet att han försöker fylla. Fraser som "Jag vet att du har letat efter en ny leverantör, jag har bara företaget för dig!" pique hans intresse från början och informera honom varför du skickar brevet.

4.

Beskriv flera viktiga anledningar till varför du rekommenderar företaget eller tjänsteleverantören. Basera dessa på din personliga erfarenhet, inte bara ord från mun. Om du inte redan har ett etablerat förhållande, ge lite bakgrundsinformation för att hjälpa brevmottagaren förstå varför han borde ge uppgift om ditt hänskjutande. Förklara att du har ett etablerat affärsförhållande med företaget eller att det kunde lösa ett problem som ett annat företag orsakade eller att det erbjuder specialtjänster som ditt företag behöver som ingen annan tillhandahåller.

5.

Ta med din kontaktinformation i din avslutande paragraf. Bjud mottagaren att ringa eller maila dig om hon vill ha ytterligare information om det företag du har hänvisat till henne. Använd en enkel stängning som "Med vänliga hälsningar", följt av ditt signerade och utskrivna namn.

6.

Granska ditt brev noggrant för att se till att det inte finns några misstag. Gör och behåll en kopia för dina poster. Överväg också att skicka en rättvis kopia till det företag du rekommenderar.

Tips

• Genom att skicka en remiss lägger du både ditt rykte och det företag som du hänvisar till på linjen, så var säker på att du är helt säker på sin förmåga att tillhandahålla topp service. Om du ombeds skriva ett remiss för ett företag som du inte är bekant med eller inte helt säljs på, vänligen avvisa.