Hur man skriver en händelseförklaring för en HR-incident

Arbetsplatsproblem eller personalrelaterade incidenter hanteras vanligtvis av en HR-personal eller en anställd relationer specialist som är utbildad att undersöka anställda klagomål. Uppgifter om anställdsklagomål måste dokumenteras som en del av undersökningen. Hantering av HR-incidentutredning börjar långt innan en anställd lämnar ett klagomål. Det börjar med arbetsgivarens engagemang för rättvisa anställningsförfaranden, såsom federala och statliga lagar som förbjuder diskriminering och trakasserier på arbetsplatsen och en arbetsplatspolitik för hantering av utredningar och klagomål.

Federala lagar

US Equal Employment Opportunity Commission verkställer avdelning VII i Civil Rights Act från 1964 och andra federala lagar som skyddar arbetstagare från orättvisa anställningsformer. Federal och statliga antidiskrimineringslagar utgör grunden för många klagomål på arbetsplatsen. En anställd får inte uttryckligen citera den lag som förbjuder den behandling han klagar på. Det är upp till HR att dokumentera grunden för klagomålet. Därför innehåller HR-filen vanligen en kortfattad beskrivning av grunden och tillämplig lag. Till exempel, om en kvinnlig anställd klagar på att hennes handledare bedriver oönskat beteende, inklusive berörande och oförskämda anmärkningar, kan HR-filen indikera "Påståenden: Sexuella trakasserier av handledare - Avdelning VII-undersökning".

Arbetsgivaransvar

EEOC rekommenderar starkt att arbetsgivare adresserar potentiellt ansvar vid att snabbt flytta för att undersöka och lösa problem på arbetsplatsen. Byrån säger att arbetsgivare som etablerar en process för att anställda ska rapportera arbetsplatsproblem använder de korrekta metoderna som gör det möjligt för dem att ta itu med anställdas klagomål och lösa dem innan de eskalerar till formella avgifter för diskriminering som lämnas in under federala eller statliga skydd. Ju tidigare HR bedriver en undersökning, desto starkare är försvaret när det gäller att minska ansvaret för påstådda orättvisa anställningsformer.

Personalmöte

Det första vittnesmålet HR tar är från arbetstagaren. I ett privat möte uppmanar HR-specialisten arbetstagaren att lämna uppgifter om hans klagomål. HR lyssnar noggrant och registrerar medarbetarens uttalande - med hjälp av handskrivna eller skrivna noter - eftersom hon ger information om händelserna. Hon bör uppmuntras att tillhandahålla faktiska uppgifter och avskräckas från att hålla in information eftersom hon antar att vissa uppgifter kan vara irrelevanta. HR bestämmer vad som är relevant.

Händelseförlopp

Till det bästa av hennes påminnelse bör arbetstagaren tillhandahålla information som datum, platser, omständigheter och namn på de anställda som är närvarande när händelsen inträffade. Dessutom ska arbetstagaren beskriva hennes reaktion eller hur hon svarade på händelsen. Till exempel "18 december 2012 - Försäljningsavdelningen - Vid ungefär 6:00 stod Smiths övervakare, Mr. Doe, direkt bakom henne och lade handen på höger axel när han frågade om Smith skulle stanna sent för att fånga Uppe på jobbet från föregående dag. Ms. Smith vägrade. Inga andra anställda var närvarande. "

Vittnenes uttalande

Arbetstagarens klagomål behandlas som något annat vittnesmål under en utredning. HR sammanfattar arbetstagarens klagomål och förbereder en skriftlig redogörelse för arbetstagarens underskrift, varefter HR varnar arbetstagaren om att avstå från att diskutera klagomålet med sina medarbetare, handledare eller någon annan. HR förklarar att det kommer att hålla saken konfidentiell så långt det är möjligt men att intervjua andra vittnen kommer att kräva upplysningar om grundläggande information om arbetstagarens klagomål.

Organisation och konfidentialitet

Kedjan av händelser bör organiseras i kronologisk ordning. HR bör undvika att använda språk i något av vittnesmålen som föreslår för tidig bedömning av vittnenas trovärdighet. Faktum är att HR inte ska göra kritiska noteringar, analyser eller trovärdighetsbedömningar någonstans i undersökningsfilen. Håll alla bedömningar och analys separerade från undersökningsfilen i en annan konfidentiell fil. Anmärkningar som dessa kan bli upptäckbara om de ingår i undersökningsfilen, vilket betyder att om saken så småningom blir en rättegång, kan medarbetarens advokat be HR att producera dokument som är relevanta för händelsen, vilket skulle inkludera alla undersökningsmaterial.