Hur man skriver upp ett årligt affärsmöte för en S Corp

Småföretag väljer S-bolagsorganisation att skicka vinst - och förluster - direkt till aktieägarna, förenkla bolagsskatteavkastningen. Distributionen "S corp" gör det möjligt för aktieägarna att balansera "passera" intäkter med avdrag på grund av aktuella förluster eller förluster fördelade över en period av år. S Corps uppfyller särskilda krav som fastställs av Internal Revenue Service men måste också uppfylla statliga krav för att hålla möten, vanligtvis årliga. På grund av det intima ekonomiska förhållandet mellan bolag och aktieägare måste protokollet på årsmötena presentera en fullständig och korrekt bild av bolagets verksamhet.

1.

Börja protokollet med en lista över styrelseledamöter och en kvorumförklaring. Kontrollera stadgarna för en definition av kvorum - vanligtvis 50 procent plus en röst - vilket är antalet styrelseledamöter som är nödvändiga för att göra affärer.

2.

Ange datum och metod för anmälan av årsmötet. Återigen, kontrollera stadgarna för specifika datum för årliga möten och anmälningskrav.

3.

Lista nominerade till kontoret med nominatorer och sekreterare, följt av de nya tjänstemän som valts på styrelsens årsmöte. Anteckna nya styrelseledamöter som valts av styrelsen på bolagsstämman.

4.

Inkludera exakta upplösningar som gjorts av de närvarande ledamöterna. Resolutioner - som en ändring av registrerad agent, certifierad revisor eller företagsadress - kan godtas med majoritetsval, men bylaw-förslag kräver vanligtvis en större majoritet och kräver också deltagande av aktiva aktieägare.

5.

Lägg till bylaw ändringar antingen på styrelsemöte om dina styrelseledamöter och tjänstemän är de enda aktieägarna i ditt S-bolag eller på bolagsstämman om så krävs i din stadgar. Spela in den här processen och de steg som tagits eller planerats för att utföra det. På ett bolagsstämma registrerar personen som införde resolutionen eller ändringen - dess mover - sekunden och resultatet av omröstningen.

6.

Sammanfatta mötesverksamhet med ett uttalande om att alla handlingar och beslut av tjänstemännen under föregående år bekräftas. Detta är särskilt viktigt om inga nya resolutioner har införts eller ditt företag består av endast några aktieägare som också är direktörer och tjänstemän och dagliga funktioner utförs informellt.

7.

Registrera eventuella nya företag införda och dess disposition. Exempelvis kan deltagarna rösta eller frågan kan hänvisas till bolagets revisor, advokat eller en särskild kommitté för en rekommendation.

8.

Anteckna tid och villkor för uppskjutning. Grupper kan skjutas fram till nästa årsmöte eller ett datum när verksamheten kan fortsättas.

9.

Ge protokoll från styrelsemöten till de nya officerarna och ledamöterna att underteckna; alla måste underteckna och datum dokumentet för att ange deras närvaro och överenskommelse. Minutatagare ska underteckna årsmöten med namn, kontor och datum.

10.

Slutför eller skriv ledamöternas mötesminuter så snart som möjligt efter mötet för att få alla deltagande direktörers signaturer. Avsluta aktieägarminutten inom några dagar efter mötet.

Saker som behövs

• Företagsbestämmelser
• Roberts orderordning
• Corporation bok
• Minutformulär
• Skrivmaterial eller bärbar dator och skrivare

tips

• Företagsbestämmelser dikterar de beslut som måste fattas vid årsmötet. Företagen antar vanligtvis Roberts Order of Order för att ge dem struktur.
• Ställ in en blankett som ska fyllas i på årliga möten med blanketter för datum, närvaro, valresultat, resolutioner, flyttare, sekundersökare och signaturer för att spara tid. Alternativt kan du arbeta på en bärbar dator på ett styrelsemöte så att du kan skriva ut en kopia för signaturer och infoga den direkt i din företags bok.
• Den utgående kassören kan lägga fram en bokslutskommuniké vid ett årligt styrelsemöte, beroende på stadgarna. Anteckna det i sin helhet när det presenteras på bolagsstämma för att göra det tillgängligt för referens hos aktieägarna.

varningar

• Eftersom alla tjänstemän och styrelseledamöter måste underteckna protokollet från årsmötet, hålla dem korta och starkt korrekta för att minimera diskussioner och eventuella meningsskiljaktigheter över vem som sa vad.
• Anteckna endast beslut och direktiv tillsammans med namnen på dem som gör rörelser och sekunder. Försök inte att sammanfatta diskussioner, som kan hålla interminably och innehåller förvirrande, irrelevant material.