Exempel på en riskhanteringsplan för utomhusevenemang

Utomhusevenemang presenterar olika risker som kan fördröja eller stoppa din händelse helt. En riskhanteringsplan gör att du kan identifiera de potentiella riskerna och vidta åtgärder för att förebygga problemen. Du får också en bättre känsla av hur man kontrollerar utomhusmiljön som är naturligt svår att kontrollera på grund av natur och väderelement.

Identifiera risker

En viktig del av riskhanteringsplanen är att identifiera potentiella faror eller hot mot din händelse. När det är utomhus är vädret en faktor som kan tvinga din händelse att förändras. Den specifika platsen är en annan potentiell riskfaktor. Om du till exempel är värd för ett evenemang nära öppet vatten eller i ett bergsområde, har du ökad risk för att du dricker eller faller, särskilt om alkohol är inblandad. Sanitet blir ett problem om du har en lång utomhushändelse. Gäster behöver tillgång till sanitära toaletter och områden för att städa upp. Om evenemanget löper ut på kvällen är belysning ett potentiellt problem.

Utvärdering av hot

Med de identifierade utomhusriskerna bör din plan utvärdera det potentiella hotet eller skadorna från var och en. Till exempel är vädret under våren i ett nordligt klimat oförutsägbart med potentialen för kalla temperaturer och nederbörd som sträcker sig från regn till snö. Bestäm risken för dåligt väder och hur det skulle påverka händelsen. Snö under ett utomhusfjärilsbröllop tvingar evenemanget inomhus, medan en liten snö för en utomhuskörning kan orsaka en förändring i kursen men bör inte avbryta händelsen helt. Bestäm hur sannolikt varje hot är och hur det skulle påverka ditt utomhusevenemang om det skulle hända.

Förhindra risker

Din riskhanteringsplan måste beskriva förebyggande åtgärder du ska vidta för att minska risken för de hot som uppstår. En säkerhetsdetalj är ett exempel på ett sätt att förebygga hot som drunknade gäster går för nära en vattenkälla vid utomhusplatsen. För att förhindra faror med ett nattevenemang, anlit ett belysningsföretag för att ställa in belysning.

Planeringssvar

Inkludera i din riskhanteringsplan ditt svar för varje potentiellt hot bör det hända. Detta hjälper dig att förbereda dig för värsta scenariot för att förhindra skador på gäster eller förlorade pengar för din händelse. Ett exempel är att planera för tält vid lätt regn för en utomhusfest. Att skapa en beredskapsplan eller alternativ plats för evenemanget är ett annat sätt att planera ditt svar för att förhindra skador eller skador.