Typer av organisationsstruktur i Office Administration

Olika småföretag använder olika organisationsstrukturer för att utföra kontoradministrationsfunktioner, som ofta bygger på en ägarens preferens. Vissa företagare hanterar alla verkställande funktioner. För ett litet företag med mer än en ägare kan kontorsansvaret delas av kompetens eller funktionellt område. Oavsett hur du väljer att organisera ditt kontor är det viktigt att du har skrivna jobbbeskrivningar så att arbetstagarna vet vad som förväntas av varje anställd och vem har slutligt säga i beslut.

Organisationsstruktur

En organisationsstruktur är en gruppering av företagets anställda som avgränsar varje arbetares funktion, överlägsen och underordnad. Ett organisationsschema börjar med att lista verkställande direktören överst och sedan alla personer under honom med namn och titel. En VD kan ha flera chefer som rapporterar direkt till honom som anges under honom på diagrammet, kopplade med raka linjer. Dessa anställda kan innefatta finansdirektören, marknadschef och verkställande direktör. Medan alla anställda i företaget arbetar under VD, ansluter ett orgdiagram varje anställd endast till sina direkta rapporter. Enligt CFO kan till exempel diagrammet visa personalresurschefen och bokföringspersonalen. I avdelningar där flera anställda utför samma funktion, som försäljning eller tillverkning, är anställda listade enligt titel eller funktion, inte namn.

Platt

Ett mycket litet företag med färre än 20 anställda kan använda en platt organisationsstruktur med alla ledningsfunktioner som rapporterar direkt till ägaren. Ett exempel skulle vara en restaurang som har kocken, matsalchefen, bokhållaren och bartendern som rapporterar direkt till ägaren. Även om matsalchefen har auktoritet över vänta och kocken hanterar andra kockar, har ägaren ofta direkt kontakt med varje anställd.

Avdelning

Vissa företag organiserar sina kontor per avdelning eller funktion, och varje avdelningschef kan rapportera direkt till företagets ägare. Avdelningar kan omfatta försäljning, marknadsföring, redovisning, personal, IT och produktion. En struktur som denna kanske inte har ett lager av förvaltning, som en COO och CFO, mellan ägaren och avdelningscheferna. I småföretag med flera ägare delas ägarna ofta dessa uppgifter utifrån sina kompetensområden.

Geografisk

Om ett företag har flera platser kan ägaren besluta att göra varje enhet frittstående företag, dela vissa tjänster och kostnader med företaget. Varje enhet kan vara ansvarig för egen hyra och skjutning, bokföring, underhåll och andra funktioner. Enheterna kan dela några kostnader, till exempel marknadsföring och inköp, eller de kan dela medarbetare, till exempel en revisor som gör böckerna för varje enhet.

Produkt

Om ett företag har flera distinkta produkter eller tjänster kan kontoret organiseras i enlighet med dessa. En rekreationsanläggning kan till exempel ha stora tennis-, simma- och golfprogram, så kontoret kan delas in i de tre divisionerna. Varje avdelning är ansvarig för en del av dess administration, som personal och marknadsföring, men delar andra funktioner, såsom redovisning och underhåll av anläggningar. Ett skorföretag kan ha separat kontorsadministration för kvinnors, herrars och barns avdelningar. Ett advokatbyrå kan delas upp med träningsområde, med varje avdelning ledd av en direktör som har samma ställning på företagets organisationsschema.