Typer av kvartalsvisa lönerapporter

Arbetsgivare måste lämna periodiska löneavtalen till Internal Revenue Service och statlig skattemyndighet. Även om rapporterna kan vara årliga, är kvartalsvisa lönerapporter mer vanliga. Dessutom kräver vissa årsrapporter att arbetsgivare gör kvartalsvisa inlåning, vilket kräver interna lönerapporter för att säkerställa att hela skulden betalas före årsskiftet. IRS reglerar kraven för federala skatterapporter, men rapporteringsriktlinjer varierar beroende på stat.

Kvartal

Lönerapporter är baserade på kalenderåret, även om bolaget lämnar inkomstskatt på räkenskapsår som omfattar en annan period, till exempel 1 juli till 30 juni. Lönekvarter är 1 januari till 31 mars. 1 april till 30 juni 1 juli till 30 september och 1 oktober till och med 31 december. Förfallodagen för kvartalsvisa lönerapporter är vanligtvis ett antal dagar efter utgången av kvartalet. Lönerapporterna bör endast omfatta de löner som faktiskt betalats till anställda under kvartalet, även om arbetsgivaren väljer att uppnå obetalda löner under den månad som faktiskt arbetat.

Federal Payroll Tax Return

De flesta arbetsgivare måste lämna en IRS Form 941 rapport varje kvartal. Denna blankett rapporterar mängden federal inkomstskatt och socialförsäkring och Medicare skatter som arbetsgivaren avstod från anställda kontroller, liksom arbetsgivarens andel av sociala avgifter och Medicare skatter. I denna rapport specificeras inte innehav av anställda men ingår i stället för klumpsummor för varje skatt. När arbetsgivare förbereder W-2-formulär för varje anställd vid årsskiftet, ska summan för varje skatt som rapporteras på W-2s motsvara de sammanlagda totalerna för alla 941 rapporter. Kvartalsvisa 941 rapporter beror senast den sista dagen i månaden efter kvartalets slut. Om, under kvartalet, arbetsgivare gör alla insättningar i tid, förfallodagen förlängs med 10 dagar. IRS har möjlighet att låta vissa arbetsgivare lämna årliga, snarare än kvartalsvisa löneavgiftsrapporter, men IRS kommer att underrätta en arbetsgivare om en sådan förändring görs.

Federal arbetslöshetskatt

Federal arbetslöshetsskatt rapporteras årligen, och arbetsgivare är inte skyldiga att lämna in kvartalsvis avkastning. IRS kräver emellertid arbetsgivare att göra inlåning kvartalsvis. Detta kräver att arbetsgivare ska skapa en intern rapport för att beräkna insättningen. Vissa program som används för att förbereda lönecheckar kan generera den nödvändiga rapporten, eller arbetsgivare kan utarbeta en manuell rapport. Inlåningen beror vid slutet av månaden efter kvartals slut.

Statlig löneskatt

I stater med inkomstskatt måste arbetsgivare normalt lämna kvartalsvis löneavkastning för att rapportera mängden statlig inkomstskatt som hölls från anställda. Förfallodagen varierar mellan olika länder. Till exempel kräver Washington att arbetsgivare ska lämna in en rapport senast i slutet av månaden efter kvartalsskiftet, medan Maryland kräver rapporten senast den 15 i månaden efter kvartalet slutar. Arbetsgivare måste kontakta sin statliga skattemyndighet för att fastställa krav.

Ange arbetslöshetskatt

Förutom att betala federala arbetslöshetsskatter kan arbetsgivare behöva betala statslöshetsskatt. Vanligtvis bär arbetsgivarna hela kostnaden för SUTA, vilket står för statslagen för arbetslöshetskatt. Varje stat har olika krav på det lägsta belopp som en arbetsgivare måste betala innan han är ansvarig för SUTA. Normalt samlar inte staterna SUTA på alla löner som betalas. Till exempel kan en stat kräva SUTA-betalningar på den första $ 7 000 som varje anställd tjänar under ett kalenderår. Kvartalsrapporter listar vanligtvis varje anställd, sitt personnummer och mängden lön som betalats under kvartalet som är föremål för SUTA, men exakta format varierar.

Statliga arbetstagares ersättning

I vissa stater kan anställda köpa arbetskompensationsförsäkring via en privatperson. I andra stater, till exempel Oklahoma, kan arbetsgivare själv försäkra och överlåta kvartalsrapporter till staten. Arbetstagarers ersättningsförsäkring baseras på arbetsgivarens historia av fordringar och är en procentandel av lönesumman. Olika yrken med samma arbetsgivare kan ha olika satser för arbetstagarnas kompis. Till exempel kan ett tillverkningsföretag ha en lägre skattesats för kontorspersonal som arbetar på frontkontoret än för svarvoperatörer som arbetar i anläggningen.