Användning av en projektplan

Innan ett betydande projekt påbörjas är det en bra praxis att lägga fram en djupgående projektplan. En projektplan kommunicerar det övergripande målet för ett visst företag och specificerar de specifika uppgifter som ska uppnås för att uppnå ett tydligt angiven projektmål. Genom att använda en projektplan skapar en programchef en ram som gör det möjligt för ett projektteam att hålla sig på uppgift, på schema och på budget. Småföretag, även den minsta enmansoperationen, kan använda lättillgängliga och gratis onlineverktyg för att hantera alla aspekter av vilken projektplanering som helst.

Kommunicera målet

Att ange ett mål för ett projekt är att identifiera skatten du söker före en lång och komplicerad resa. När en gång deklarerats bör alla ansträngningar mätas om huruvida de tar laget i närheten av målet. Därför är det extremt viktigt att vara specifik om det önskade resultatet. Till exempel, ett mål att öka vinsten lämnar för mycket för tolkning. Ett lag kunde snabbt bli uppdelat för att uppnå denna typ av mål på många olika sätt. Men ett mål att öka vinsten genom att minska materialkostnaderna med 10 procent om ett år eller mindre ger alla ett tydligt mål som är specifikt, kan mätas och sättas inom en rimlig tidsram.

Bryta i hanterbara uppgifter

När ett projektmål är inställt är det dags att bryta ner det i mindre, enskilda uppgifter. Detta gör ett stort projekt mer välsmakande och hanterbart eftersom arbetspaket delas ut till specifika gruppmedlemmar eller grupper som är väl lämpade för de aktuella uppgifterna. Varje uppgift bör tydligt ange vem som ska göra vad och varför - som kulminerar i ett resultat som kan levereras vid ett visst datum. På så sätt fungerar uppgifter som mini-mål som exekveras i en specifik ordning för att genomföra projektet från början till slut.

Schemaläggningsresurser

Att organisera ordningen för varje uppgift i en projektplan ger alla en tydlig färdplan till slutmålet. Arbete, material, maskiner och andra resurser som krävs för ett projekt bör schemaläggas med mätbara milstolpar. Från enkla till komplexa finns många gratis schemaläggningsverktyg för att hjälpa en programchef att lägga ut ett ordentligt programschema, som Gantt eller PERT-diagram för att illustrera alla uppgifter och beroendet mellan dem.

Budget och övervakningskostnader

Inte många projekt kan utföras med obegränsade medel. En viktig användning av en projektplan är därför att utarbeta uppgifter, scheman och resurser med de budgeterade dollar som tilldelas för varje element. Budgeterna övervakas ständigt för att säkerställa att planen stannar inom de medel som tillhandahålls. Att få ett projekt att slutföras inom budgeten är ett mål för att mäta ett projekts framgång.

Prognosutvecklingar

De flesta projektledare använder en arbetsuppdelningsstruktur, även känd som en WBS, för att sammanfatta uppgifter, scheman och budgetar för rapporteringsändamål. Detta populära format ger chefer och lagmedlemmar en struktur för att spåra och ge status för uppgifterna i en projektplan. Viktigare är att alla uppgifter periodiseras för att prognostisera projektets totala hälsa. Metoder som förtjänat värde använder historiska utgifter för att projekta totala kostnader om arbetet fortsätter på samma sätt till slutet av programmet. Detta möjliggör korrigerande åtgärder, efter behov, innan ett projekt spiraler ur kontrollen och hjälper till att göra hela ansträngningen till en framgångsrik slutförande.