Vad är ett elektroniskt dokumenthanteringssystem?

Att upprätthålla pappersdokument och filer är ett dyrt förslag till en organisation. Dokument måste läggas i filmappar och placeras i ett dyrt arkivskåp, och kontorsfastigheter måste avsättas för lagring. När en fil behövs måste den hämtas och sedan arkiveras bort en gång till. På grund av dessa problem har många företag flyttat mot ett elektroniskt dokumenthanteringssystem. Många system finns tillgängliga, men alla erbjuder liknande funktioner.

Ankomstskanning

När ett dokument kommer till ett kontor som använder ett elektroniskt dokumenthanteringssystem, skannas det med en bulkskanner. Dessa skannrar fungerar som en fotokopieringsmaskin, med en arkmatare som kan hantera flera sidor i taget. När dokumentet är skannat, tilldelar en kontorist det ett namn, filnummer eller annan spårningskod. Efter det att ett elektroniskt dokument har skapats kan det ursprungliga pappersdokumentet strimlas.

Dokumenthanteringsprogramvara

Specialiserad dokumenthanteringsprogramvara används för att organisera och lagra varje enskild fil. Dessa verktyg förenklar lagrings- och hämtningsprocessen genom att använda kraftfullt optisk teckenigenkänning som läser innehållet i varje dokument. Denna information lagras som en del av den elektroniska filen, vilket gör det möjligt att söka efter innehållet i varje dokument som lagras i databasen. Medarbetare kan söka efter alla dokument från en viss klient som innehåller vissa nyckelord eller använder någon annan variabel. Vad som normalt tar timmar av en filistens tid kan nu uppnås av någon inom några minuter.

Elektronisk routing

När dokumentet har skannats kan kunden vidarebefordra det till någon inom organisationen för granskning. I en traditionell pappersmiljö handlade det här om att leverera filen manuellt. Det var vanligt att filer skulle gå saknas eller att languish på skrivbordet av arbetstagaren i dagar eller veckor, otillgänglig för någon annan. Dokumenthanteringssystem möjliggör omedelbar granskning av någon i organisationen. Eventuella dokument kan omedelbart vidarebefordras mellan anställda, även mellan kontor och territorier.

Förbättrad säkerhet

Varje elektroniskt dokument kan skyddas med ett förbättrat säkerhetsprotokoll som liknar det som används av banker. Dokument kan skyddas så att endast specifika medarbetare kan få tillgång till viss information. Låsta arkivskåp ersätts med lösenordsskyddade säkerhetssystem som kraftigt minskar risken för att information hamnar i fela händer. Mänskliga resurser kan säkerställas att känslig information förblir helt skyddad, medan försäljningsavdelningen kan lagra dokument som är tillgänglig för någon anställd.

Back-up på webbplatsen

Databas med dokument kan enkelt lagras på vilken enhet som helst. Den primära lagringsenheten ligger ofta i företagets huvudkontor, ofta på en server som ligger inom IT-avdelningen. Uppgifterna är också enkelt säkerhetskopierade och lagrade på plats. Detta är en enorm förbättring jämfört med pappersfiler, vilket lätt kan förstöras av vattenskador eller brand. Att hålla en hel kopia av en dokumentdatabas på plats ger en utmärkt affärsplanering, vilket säkerställer att viktig information inte går förlorad på grund av en katastrof.