Om elektronisk baserad personalhantering

Manila-mappar, pappersdokument, kopieringsmaskiner och stål arkivskåp blir en sak i det förflutna när ett företag genomför elektronisk baserad personalhantering. Elektronisk HR-ledning, även känd som E-HRM, använder webbaserad teknik för att skapa ett HR-informationssystem. Även om mycket små eller nya företag kan finna att E-HRM är oumbärligt eller helt enkelt för dyrt, många omprövar efter att ha nått ett tröskelvärde på cirka 100 anställda. Eventuella småföretagare, även på distans med hänsyn till E-HRM, borde emellertid fullt ut förstå egenskaper, fördelar, begränsningar och möjligheter att genomföra innan de bestämmer sig för att investera i ett E-HRM-system.

Grundläggande koncept

Som ett litet företag växer kan även den mest välorganiserade ägaren eller HR-anställningen bli överväldigad med att hantera och upprätthålla ett manuellt HR-system. För mycket arbete och för lite tid kan vara orsaken till datafel, förseningar i anställning och utbildning av nya anställda och, i värsta fall, brist på uppmärksamhet på HR-interna kontroller. E-HRM har potential att ändra hur HR-avdelningen fungerar genom att automatisera vissa eller alla HR-processer. Detta inkluderar men är inte begränsat till processer som prognoser, rekrytering, urval, prestationshantering, arbetsflödesplanering och ersättning till anställda. Automatisering kan också säkerställa att ett litet företag konsekvent följer säkerhets- och integritetsinterna kontroller.

Typer, mål och verktyg

E-HRM kan implementeras helt eller delvis enligt typ och mål. Operativ E-HRM inriktar sig på HR-administrativa uppgifter som lön, hantering av anställdas information och semester- eller tidsfrister. Relational E-HRM stöder rekryterings-, anställnings- och utbildningsdirektiv och hjälper företagsägare eller avdelningschefer med prestationshantering. Transformational E-HRM fokuserar på strategiska mål som kunskapshantering och HR-prognoser. Varje funktion använder webbaserade verktyg, såsom en personalinformationsdatabas, elektroniska jobbbrädor på en karriär- eller företagswebbplats, onlinehyrningsbedömningar och e-lärande och e-träning tillgänglig för potentiella medarbetare, nuvarande anställda, avdelningschefer och företagsägaren .

Kostnader Vs. fördelar

Den totala kostnaden för inköp, installation, utbildning och underhåll av ett E-HRM-system varierar kraftigt. CostOwl.com rapporterar till exempel att kostnaden för ett grundläggande HR-system för ett mycket litet företag kan köra cirka $ 1000. Mer komplexa klient-server-system som kräver licensavgifter för mjukvaror börjar på ungefär $ 40 till $ 100 per användare för ett företag med 50 anställda. Totalkostnaden ökar dock till ungefär $ 200 till $ 300 per användare, eftersom komplexiteten hos ett E-HRM-system ökar. Vid bedömning av direkta inköpskostnader är det viktigt att även överväga både direkta och indirekta kostnadsbesparingar och fördelar för verksamheten. Direkta kostnadsbesparingar, till exempel kostnader för arbetskraft, lagring och säkerhet, kan i vissa företag blek i jämförelse med fördelar som verksamheten kan uppleva genom ökad effektivitet och produktivitet.

Begränsningar och överväganden

Vid utveckling av en fullständig förståelse för E-HRM är det också viktigt att överväga E-HRMs begränsningar. Förutom direkta kostnadsöverskott, vilka själva kan vara betydande begränsande faktorer, kan det också finnas tankegång, förtrogenhet med teknik och förtroendebegränsningar att överväga. En av de viktigaste är en tänkesätt som vissa kan ha om att flytta från ett ansikte mot ansikte till en virtuell HR-miljö. E-HRM depersonaliserar i själva verket i viss mån någon del och är en begränsning som måste övervinnas för att säkerställa framgång. Det kan också stressa eller alienera anställda som kanske inte är bekanta med datorer eller webbaserad teknik. Att skapa en miljö där medarbetarna känner sig säkra och som skyddar säkerheten och integriteten hos personuppgifter kan, utan starka och effektiva interna kontroller, vara en betydande begränsningsfaktor.