Nackdelarna med Sort Feature i Microsoft Excel

Du kan använda Microsoft Excel för att ställa in en enkel rad-och-kolumnmatris med information, listning av inkomstdata, specificeringskostnader och dokumentation av händelser. Dessa uppgifter klarar knappt ytan på Excel-funktionerna. Dess verkliga kraft ligger i sin förmåga att avslöja relationer mellan värdena i en dataset. Att sortera innehållet i kalkylbladet gör att dessa mönster är synliga. För alla fördelar som ett sorteringssteg kan erbjuda, kommer det med begränsningar som gör andra Excel-förfaranden mer fördelaktiga.

Data på farten

Till skillnad från en databas, som upprätthåller ekvivalenten för varje rad i ett Microsoft Excel-kalkylblad som en separat post, håller Excel-kalkylblad ihop flera poster tillsammans. När du sorterar dina data, omordnar Excel ordningen för dina cellposter så att de matchar de organisatoriska kriterierna du väljer. Denna operation ändrar radpositionen där enskilda värden visas. Om du inte ångrar sorteringssteget ändras dina värden permanent, vilket kan påverka resultatet av formler som refererar till värdena i specifika celler. Om du gömmer hela raderna eller kolumnerna innan du sorterar påverkar inte proceduren dem, vilket kan skryta dina resultat.

"Åh, Excel, hur sorterar jag te?"

Microsoft Excel begränsar sorteringskriterier till stigande och nedstigande organisation i numerisk eller alfabetisk ordning, efter datum eller tid, beroende på celler, typ eller ikoner eller en anpassad lista över värden du anger. Även om dessa alternativ ger en flexibel grund för att organisera dina data, kan du inte skapa en formel för att styra hur sorteringsproceduren rangerar dina värden. Om en kombination av Excels inbyggda sorteringsmetoder inte kan omordna dina värden på det sätt du föredrar kan du vara tvungen att exportera dina värden och manipulera dem i ett annat program eller använda en annan Excel-metod för att uppnå dina resultat.

Oavsiktliga följder

När du väljer mindre än ett fullständigt arbetsblad med värden innan du utfärdar ett sorteringskommando, kvalificeras endast de rader och kolumner du lägger till i ditt val för sorteringsproceduren. Om du angav din information i den typiska formen av enradsdata, med varje kolumn i raden som är relaterad till resten av den radens data, kan en selektiv sorteringsprocedur störa din datasats och dölja betydelsen av din information. Observera att sortering inte kan omordna kolumnernas ordning i ett kalkylblad eller dölja delar av dina data.

Andra metoder

Istället för att använda Microsoft Excels sorteringsförfarande för att organisera och avslöja mönster i dina kalkylarkdata, använd programmets filtreringsalternativ istället. Autofilter placerar en klickbar kontroll överst i varje datakolumn, vilket ger dig omedelbar åtkomst till sorteringskriterier som använder en kolumns värden för att styra den ordning i vilken hela raden visas. När du tar bort autofilter återgår dina värden till den ordning du angav dem i. Programmets Advanced Filter breddar dina alternativ för att inkludera komplexa logiska relationer bland dina värden som du kan bygga in i flera kriteriumkommandon. Det kan vara tillämpligt på hela ditt arbetsblad eller begränsa dess ansökan till ett dataområde du anger. Båda kommandona kan dölja resultat som inte matchar dina sökbehov och skärpa ut dubbla poster.