Behöver en arbetsgivare ha en betalningsstub?

Federal arbetslagar kräver att du behåller löneposter för dina anställda, men du behöver inte skapa en kontrollpost för dig själv eller dina anställda. Vissa stater har dock arbetslagar som gör det obligatoriskt att lämna detaljerad löneinformation till anställda. Till exempel i Illinois måste en arbetsgivare tillhandahålla ett stub eller separat dokument som innehåller alla avdrag, och i Kalifornien måste arbetsgivare förse arbetstagaren med en stub eller dokument som redovisar alla löneuppgifter som används för att beräkna sin nettolön. Du kan behålla en kopia av lönestubbar som en del av dina obligatoriska löneposter. Om inte stubben innehåller all nödvändig information, kommer stubben ensam inte att uppfylla federala lagar.

Information du måste behålla

Federal lag kräver att du behåller grundläggande information om varje anställd, inklusive hans fullständiga namn och adress, socialförsäkringsnummer, kön, yrke och, om en anställd är under 19 år, hans födelsedatum. Varje lönepost måste visa dag och tid arbetsveckan började, antalet timmar arbetstagaren arbetade varje dag och de totala timmarna för arbetsveckan. Rekord måste visa grunden för att bestämma lönen. Du måste visa arbetstagarens vanliga timpris, totala stamlöner och totala övertidslön för engångsarbetare, men du kan utesluta denna information för befriade anställda. Rekord måste specificera varje avdrag eller tillägg som påverkar arbetstagarens lön, den totala nettolönen, löneperioden och betalningsdagen.

Retention Period

Även om statliga lagar varierar, kräver federala lagar att du behåller löneposter, köp- och försäljningsregister som används för att beräkna löne- och fackliga kontrakt i minst tre år. Behåll källdokument för löneavgifter, till exempel tidskort, arbetsbiljetter och scheman, i minst två år.

Källdokument

Du kan be anställda att använda en klocka, registrera sina stopp och starttider elektroniskt eller förbereda en manuell tidsrapport. Federal lag tillåter dig också att acceptera en rapport från en tidtagare på varje arbetstagares arbetstid. Om arbetstagaren arbetar ett fast schema kan du behålla en kopia av schemat och bara registrera undantag.

Lagring av poster

Federal lag kräver arbetsgivare att upprätthålla löneposter på ett säkert ställe på arbetstagarens arbetsplats eller arbetsgivarens centrala webbplats. Om en inspektör från arbetsdepartementet begär en granskning av dina uppgifter måste du kunna producera filer som lagrats utanför webbplatsen, inte mer än 72 timmar efter det att han gjort begäran. Eftersom löneposter och löneposter innehåller personuppgifter är det bäst att behålla sådana filer i en låst låda med tillgång begränsad till bara de som verkligen behöver granska filerna.