Uppgifter av en receptionist för receptionen

Att anlita en receptionist som arbetar som ansikte av ditt företag börjar med en väl utformad arbetsbeskrivning som beskriver arbetsuppgifterna. Inkludera i arbetsbeskrivningen det typiska ansvar som krävs av receptionister, men tveka inte att lägga till uppgifter som är speciella för ditt företag, till exempel att hantera slutförandet av inledande pappersarbete när nya kunder anländer först. Så länge jobbet beskrivs tydligt på förhand och knyter till rättvisa löner, kan det hjälpa dig att hitta den perfekta personen för jobbet.

Hälsning besökare

En av de grundläggande skyldigheterna hos receptionens receptionist är att hälsa på besökare. Receptionisten är den första, och ibland bara, personbesökare på din butik eller kontor kan träffas. Även om detta är en roll på grundnivå måste en framgångsrik receptionist vara både en utmärkt kommunikatör och en stark administratör, som bekvämt interagerar med individer av alla övertygelser och professionella nivåer.

När gästerna anländer ska receptionens receptionist varmt välkomna dem, ibland ta på sig sina rockar, ge förfriskningar och svara på grundläggande frågor angående verksamheten, såsom arbetstimmar. Receptionisten bör göra det möjligt att vara kunnig nog att ge en kort förklaring av de produkter och tjänster som företaget erbjuder.

Förutom personliga hälsningar är receptionens receptionist ansvarig för att svara på alla inkommande samtal. Beroende på storleken på ditt företag borde receptionisten vara bekant i ditt telefonsystem för att uppnå denna uppgift. Skärmningsanrop som begärs, ringer receptionistlederna till sin riktiga mottagare, tar och vidarebefordrar meddelanden efter behov.

Distribuera Mail

I vissa företag övervakar receptionens receptionist distributionen av inkommande och utgående mail. När posten anländer sorterar receptionisten den, eliminerar skräppost och identifierar bitar av högsta prioritet. Posten distribueras enligt bolagets policy. En receptionist kan antingen leverera varje post direkt till mottagaren eller placera paketen i en lämplig interoffice-postplats. Receptionisten tecknar också för prioriterade eller över natten paket när de anländer.

Dagligen förbereder receptionen receptionist utgående mail för hämtning av posttjänsten eller över natten kurir. Om en enskild eller företag behöver dokument i skyndsamhet, kontaktar receptionisten en budbärarservice och ger alla nödvändiga instruktioner.

Administrativa uppgifter

Receptionens receptionist kan också utföra en rad olika uppgifter, bland annat utarbeta korrespondens, förbereda finansiella kalkylblad och skapa presentationer. Hantering av seniormedlemmarnas kalendrar och upprättande av affärsresearrangemang kan också omfattas av receptionens receptionist i små och medelstora företag. Receptionistens receptionist är också ibland skyldig att beställa kontorsmaterial, arkivera dokument, göra fotokopior och skicka och ta emot fax. I vissa fall kan personen som sitter utifrån också utföra lätta bokföringsuppgifter.