Effektiva kommunikationsmetoder i en organisation

Som en grupp är småföretagare kända som bra talare. Vanligtvis har de mycket att prata om - nämligen de produkter eller tjänster som representerar deras livs passion samt deras verksamhet. Ändå översätter denna "gåva till gabb" inte nödvändigtvis till effektiv kommunikation. På samma sätt som hörsel skiljer sig från att lyssna och läsa garanterar inte förståelse, resulterar bara tal inte alltid i användbar kommunikation. Och om en mindreföretagare hanterar 10 anställda eller 100, kan han banka på en viss säkerhet: Han kommer att förväntas kommunicera information, tydligt och diplomatiskt varje dag.

Mer än hans tillfredsställande kvot beror på denna förmåga; Framtiden för hans verksamhet kan också bero på det - åtminstone om du tror att ett företags tillväxt är knutet till medarbetarnas tillfredsställelse och motivation.

Det är därför som det är förnuftigt för även de mest verbösa småföretagarna att finpussa sina medfödda färdigheter och granska:

De grundläggande kommunikationsbehoven hos ett litet företag.
De olika kommunikationsmetoderna.
Hur information ska meddelas till anställda. Effektiva strategier för organisationskommunikation. Kostnaden för att ignorera organisationskommunikation.

Vad är en organisations kommunikationsbehov?

Tja före lanseringsdagen konfronterar småföretagare många problem som testar deras kommunikationsförmåga (och deras tålamod). De måste ställa in verktyg som telefon, el och internet. De måste beställa kontorsmaterial och förhandla leveransscheman. De måste se till att deras marknadsplan är finess och deras redovisningssystem är på plats. Och självklart måste de annonsera för, intervjua och anställa de personer som kommer att arbeta sida vid sida med dem när de påbörjar det nya affärsföretaget.

Alla dessa möten ger god praxis för de typer av kommunikation småföretagare kommer att ansvara för efter lanseringsdagen. Problemen själva kommer att sträcka sig från det triviala ("Vem lämnade sodavatten i frysen som exploderade över natten?") Till det väldigt betydelsefulla ("En ny konkurrent har just flyttat in i blocket, så här svarar vi.").

Målen för denna interna kommunikation kommer i allmänhet att falla in i en eller flera av följande kategorier:

Att informera, överlägset den vanligaste formen av affärskommunikation. Det följer att välinformerade medarbetare i allmänhet har bättre resultat på jobbet, så länge informationen de ges är korrekt, meningsfullt och hjälpsamt. * Att ge råd, ofta i form av instruktioner och träning.
Att erbjuda förslag, idéer och åsikter, vars kvalitet kan försegla en liten företagsägares status som en auktoritativ opinionsledare. * Att övertyga, och helst i sättet att vara försiktigt föreslagna snarare än tvångsmässigt.
Att motivera -
När kommunikationen är inspirerande kan den göra underverk för att skapa och cementa arbetstagarlojalitet. Att ge feedback, särskilt om prestationsmål. Att styra en process eller ett resultat, som kan låta formidabelt tills du tänker på möjligheterna. Anställda i någon verksamhet måste följa vissa policyer, förfaranden eller protokoll. På så sätt kan kontroll av en process eller ett resultat hjälpa ditt lilla företag att fungera smidigt och utan avbrott.

Vad är de olika kommunikationsmetoderna?

Även om du knappt har knäckt öppnar din månatliga marknadsföringsplan, har du förmodligen drabbats av de olika taktik som ditt marknadsföringsteam har utvecklat för dig. Det är som det borde vara, särskilt i ett företags tidiga dagar.

Om du är oroad över att hålla reda på dem alla kommer det att vara speciellt bra nyheter att intern kommunikation huvudsakligen kommer ner på två olika sätt: skriftligt och verbalt.

Det kan låta enkelt nog, men det är värt att överväga möjligheterna som båda metoderna erbjuder:

Skriftlig kommunikation omfattar e-post, brev, memorandum, förslag, brev, träningshandböcker, politik och sociala medier. * Verbal kommunikation inkluderar ansikte mot ansikte kommunikation, både individuellt och i grupp och flera kanaler, telefon och telekonferensverktyg.

Även två kommunikationsmetoder kan ge dig något att tänka på. Med andra ord, hur vet du vilken metod att lita på? Det beror på situationen, men skriftlig kommunikation kan vara mer lämplig när:

Omedelbar feedback är inte nödvändig.
Meddelandet är mycket detaljerat eller komplext (vilket betyder att det kan läsas flera gånger för att säkerställa förståelse). Mottagaren är tillfälligt utom räckhåll. En permanent registrering av meddelandet är önskvärt.

Verbal kommunikation kan vara det bättre valet om:

Ett meddelande är brådskande eller aktuellt. Interaktion eller omedelbar återkoppling är nödvändig. Meddelandet är enkelt och enkelt.
Ingen permanent registrering önskas.

Vissa småföretagare skulle lägga till en tredje - och ofta lika effektiv - metod: icke-verbal kommunikation. Detta är en giltig punkt, särskilt för att många kommunikationsstudier visar att människor bedömer ett verbalt budskap lika mycket för innehåll som för hur det kommuniceras via signaler som tonfall, ögonkontakt, ansiktsuttryck, kroppsspråk och hållning.

Hur ska en organisation kommunicera information till anställda?

Om du frågar är det troligt att du får gott om konstruktiv feedback om din leveransstil. Men ingen anställd kommer att kunna fela dina kommunikationsmetoder om du hävdar vissa principer:

Var tidig. Gör ditt bästa för att se till att anställda hör nyheter och information från dig, inte en tredje part. Om informationen är konfidentiell, säg så. Människor är kända för att vara trovärdiga med känslig information; i själva verket är de ofta smickrade av förlängningen av förtroende. De tenderar att skvaller och sprida rykten i avsaknad av information. Var ärlig. Du kanske eller inte kan prenumerera på tanken om "öppenhet". Det kan finnas tillfällen då du inte kan eller bör inte kommunicera viss information till dina anställda. Men den information du lämnar måste vara ärlig för att du ska betraktas som trovärdig. Var faktiskt. Din trovärdighet beror också på kvaliteten på den information du tillhandahåller. Så om en tredje part stöder ditt fall, använder du det som stöd.
Var ändamålsenlig. Dina anställda bör aldrig lämnas för att undra, "Vad var meningen med det ?" Faktum är att du borde ha ett tydligt definierat syfte innan du ens planerar innehållet i ett skriftligt eller muntligt meddelande.
Var tydlig. Lättare än det låter, som tydlighet kommer ofta med övning. Smörj din inlärningskurva genom att använda enkel, exakt språk och undvik komplexa termer. Det här är inte att säga att du ska "dumma ner" meddelanden; dina anställda är förmodligen starka. Men om du är rädd för att en idé eller ett koncept kan skapa förvirring, gör det med en illustration eller ett exempel så att ditt meddelande förstås.
Var rättvis och respektfull. Presentera alla sidor av en situation, och undvik förspänd, nedsättande och skadligt språk. Det kan hjälpa till att komma ihåg att du som småföretagare ställer in tonen för din organisation. Och om dina anställda hörs till exempel, öppnar man en konkurrent öppet, kommer de troligen att känna sig berättigade att göra detsamma.
Var självsäker. Om du inte är säker på tidpunkten, naturen eller innehållet i ett meddelande följer du dina bättre instinkter och ger saken mer tanke innan du handlar. Människor är ofta snabba att hämta på tvekan och osäkerhet, och sådana tvivel kommer nästan säkert att undergräva ditt budskap.

Vad är typerna av effektiv organisatorisk kommunikation?

Du skulle inte vara en liten affärsägare om du inte var ivrig att uttrycka din imprimatur på ämnet organisationskommunikation. Dessutom, vad bra är den "gåvan till gab" om du inte är villig att blanda upp saker och skapa din egen kommunikations "cocktail"?

Naturligtvis vill du anta strategier som kompletterar din personliga stil och komfortnivå. Liksom många företagare kan du känna sig mest bekväma med traditionella uppsökningsinsatser, särskilt ansikte mot ansikte. Men när ditt företag växer och man letar efter sätt att hålla dina anställda engagerad, produktiv och motiverad, kan några av de här strategierna för tradition-möten-nyhet tjäna dig bra:

Återkommande möten, med en vridning. Det finns inget nytt (eller, vissa skulle säga spännande) om möten, men detta beror på vem som kör dem - och hur. Ring dem "incheckningar", om du vill, men regelbundna "gruppmöten" kan hålla anställda ansvariga och fokuserade. Om du oroar dig för avtagande uppmärksamhetsnivåer, håll "möteställningar", där alla står kvar. (Sessionerna kan också vara kortare.) Alternativt, sitta ner i en cirkel. Eller planera en "round-up" varje fredag, seguing till en social timme för att avsluta veckan på en optimistisk anteckning.
En öppen och roterande dörr. Öppna dörrpolitiken tar inte heller småföretagaren med storm. Men tänk på dina anställdas överraskning när du vänder paradigmet och går igenom dörren och drar upp en stol för ett prat, informellt eller annars. Om du verkligen vill följa med exempel och vill att anställda ska gå igenom din dörr för att prata med dig, klargör du att du tror att öppna dörrar ska svänga båda hållen.
Mentor med mening. Det är lätt att förbise ombordstigningsprocedurer och tar för givet att nya anställda kommer att "lära sig som de går." Lätta sin inlärningskurva genom att tilldela en mentor som ska tjäna som resurs till resurs i minst sex månader. Övriga fördelar: Mentorer värdesätter vanligtvis statusen (lockar sund konkurrens bland sina kamrater) och rapporterar ofta konstruktiv kritik till chefen (du).

Vad är effekterna av dålig organisationskommunikation?

Du har antagit att effektiv kommunikation tar tid. Det tar tid att du hellre tycker om en lugn lunchtid än att döma en debatt mellan två arbetsgrupper. Det tar tid när du föredrar att gå hem hemma i slutet av dagen istället för att ligga i korridoren för att uppmuntra en flaggande anställd. Och det tar tid som gör att du skjuter upp kontakten för dagen och går och lägger dig i stället för att svara på en annan sen kvälls e-post.

Effektiv kommunikation tar tid och ansträngning, och medan din arbetsplats kanske inte röstas som en av de "bästa ställena att arbeta" med en anmärkningsvärd tidskrift, borde det fortfarande inte leda till några av de skadligaste negativa konsekvenserna av dålig kommunikation, som inkluderar:

Sänkt produktivitet. Anställda som känner sig förvirrad, omotiverad eller missnöjd kan tillbringa arbetstid som kommiserar med sina kollegor. andra kommer att hitta nonwork aktiviteter för att uppta sin uppmärksamhet under arbetstid.
Missade deadlines. Anställda som inte vet hur man utför en uppgift kommer nästan säkert att kämpa med det. * Mer frekvent frånvaro. Anställda som brottas med en av dessa känslor har ofta svårigheter att visa sig för arbete. De är sjuka, okej - att känna sig ur slingan.
Hög omsättning. Alla vet att disenfranchised anställda som känner sig som om de inte har en röst på arbetsplatsen bestämmer sig för att bryta sig i sina vokalband genom att sluta.
Ett större antal arbetsplatsskador. Det följer att anställda som är oriktiga eller oinformerade om lämplig praxis gör fler misstag och har fler olyckor på jobbet.
Dålig kundservice. En annan säkerhet: Nästan allt om ett litet företag kommer full cirkel, börjar med ägaren, flyttar till anställda och slutar med kunden. God service är antingen ett lyckligt resultat eller sorgligt olycka för organisationskommunikation.

Mot denna bakgrund står innovationen inte en chans - och inte heller gör det verksamheten där du har investerat så många förhoppningar. Men med engagemang och övning kan alla småföretagare lära sig att bli en effektiv arbetsplatskommunikator. När allt är småföretagare mer än bra talare; Som en grupp är de utmärkta som kan-do-över-achievers också.