Elektronisk kommunikationsprotokoll

Framsteg inom teknik har revolutionerat hur företag kommunicerar internt och externt. På många sätt öppnar kommunikation via e-post, textmeddelande och snabbmeddelanden kanaler för effektiv och pålitlig utbyte av information. Hastighet kan dock leda till överbelastning av kommunikationer, felkommunikation och brott mot privatlivet. Att skapa elektroniska kommunikationsprotokoll lindrar dessa vanliga problem.

Skapa standardprotokoll

Utarbeta skriftliga riktlinjer för anställda som beskriver bästa praxis för elektronisk kommunikation. Definiera omständigheter där det är lämpligt att vidarebefordra ett e-postmeddelande till en annan part, till CC en kopia av en e-postkommunikation till andra i företaget och när det är och inte är lämpligt att blind kopiera en mottagare till ett e-postmeddelande, särskilt en av en känslig natur. Detta minskar när anställda spenderar siktning via elektronisk kommunikation som inte är avgörande för deras arbetsfunktioner.

Formatering och ämneslinjer

Definiera ett standardprotokoll för hur elektronisk kommunikation formateras. Uppmuntra användningen av en kort men beskrivande ämnesrad och en standard signaturrad som innehåller namn, titel och kontaktinformation. Formateringen ska vara i en vanlig typ och storlek. Förbud att använda alla kepsar, utarbeta typsnitt, färger eller extremt liten eller stor punktstorlek.

Begränsa e-postinnehåll

Begränsa de typer av e-postmeddelanden som kan distribueras internt. Företagen löper risken för förlorad produktivitet om anställda blir vana med att utbyta e-postvitsar, länkar och annat material som inte är relevant för arbetet. Ange parametrar för vad som anses vara en lämplig utbyte av information bland kollegor på din arbetsplats.

Institutets bästa praxis

Förklara för anställda de mest effektiva sätten att kommunicera elektroniskt. Till exempel uppmuntra anställda att inte svara med ett "ja" eller "nej" svar på en fråga när du svarar på en fråga, men att utarbeta svaret. Till exempel, om en chef skickar ett underordnat e-postmeddelande om att en rapport kommer att slutföras i tid för ett styrelsemöte, är de mest lämpliga svaren "Ja, rapporten kommer att ske klockan 3 i eftermiddag" eller "jag har lösa några problem med rapporten som inte kommer att lösas fram till i morgon, så rapporten kommer inte att ske i tid för i eftermiddags styrelsemöte. "Detta tillvägagångssätt eliminerar missförstånd eller missförstånd.

Definiera lämpligt yttre meddelande

När du kommunicerar med kunder, kunder och leverantörer uppmuntrar dina anställda att använda samma professionella tillvägagångssätt och verbiage i elektronisk kommunikation som de skulle använda i formell skriftlig korrespondens. Detta inkluderar att använda titlar, en vanlig företagsöppning och stängning, och undviker snabba eller genvägsmeddelanden som är vanliga med elektronisk kommunikation. Dessutom, avskräcka anställda från att vidarebefordra e-post till en extern part utan en kompletterande förklaring som beskriver syftet med det vidarebefordrade meddelandet.

Protokoll för textmeddelanden

Textmeddelanden på smarta telefoner eller via andra elektroniska enheter är ett förkortat sätt att kommunicera med affärskontakter. Omhändertagande bör fortfarande vidtas för att stava korrekt, behålla professionalism och skydda privatlivet. Dubbelkontrollera mottagare innan du trycker på "Skicka" så elektroniska meddelanden går endast till avsedda mottagare och avstår från att dela konfidentiell, känslig eller proprietär information via elektroniska medel.