Exempel på att skriva utmärkta anteckningar om en anställd

Som en upptagen småföretagare kanske du tror att du inte har tillräckligt med tid att dokumentera anställda. Men att behålla utmärkta anteckningar på dina underordnade kan faktiskt spara dig tid längs linjen. Dina anteckningar kommer att vara avgörande för disciplinering av arbetstagaren, eller om du i slutändan behöver svara på en klagomål, överklagande eller diskriminering. Även typiska uppgifter som att förbereda medarbetarens utvärdering blir enklare - och en mer exakt bild - om du har exempel för hela året till hands i dina anteckningar.

Detaljerad

Skapa tillräckligt detaljerade anteckningar som kräver minimal förklaring. Håll anteckningarna enkla och undvik branschspecifik jargong, företagslang eller akronymer. Kom ihåg att dina anteckningar någonsin skulle vara föremål för en skiljedomskommitté eller undersökning av jämställdhetsmöjlighet och skiljemannen eller utredaren skulle kunna följa anteckningarna. Inkludera specifik information om frågorna, samt anställdas jobbtitel, de uppgifter han tilldelades och ditt förhållande till honom. Detta kommer att hjälpa läsaren att sätta informationen i kontext. Skriv dina anteckningar så snart som möjligt efter händelsen, för att se till att du inkluderar all relevant information. Om du väntar för länge blir det svårt för dig att återkalla alla detaljer.

Saklig

Håll dina anteckningar faktiska och överdriv inte. Att skriva "John är alltid argumenterande" eller "John är aldrig i tid" minskar trovärdigheten hos din dokumentation. I stället skriver du något mer specifikt: "John var sent på 11 av de 22 arbetsdagarna i oktober månad." Illustrera dina poäng med statistiska data, vilket också garanterar att din dokumentation är faktisk. Även om ett uttalande om att Johns prestanda är "riktigt dåligt" kan vara sant, visa riktigheten i dina anteckningar genom att nämna att Johns felfrekvens överensstämmer över 60 procent, medan den genomsnittliga felprocenten för resten av laget - inklusive nya anställda utföra samma arbetsuppgifter - är mindre än 5 procent.

Mål

Placera inte bedömning om arbetstagarens beteende. Håll din tonneutrala och objektiva. Istället för att skriva, fortsatte Jane sin lathet på tisdag. Hon rullade in efter bra tid och hade sin vanliga dåliga attityd när jag pratade med henne om det, "state" Jane var 15 minuter sen tillbaka från sin paus på tisdag. När jag frågade Anledningen varför hon rullade ögonen och gick bort utan att svara. " Var professionell och låt inte din frustration gå över i dokumentationen, för det här kommer allvarligt att äventyra integriteten och användbarheten av dina anteckningar.

Datum, Tid och Signatur

Inkludera datum och tid - av både händelsen och när du skrev upp dokumentationen - i dina anteckningar. Utan datum kan dokumentationen inte nödvändigtvis användas för att bevisa att en incident inträffade. Även om e-post är ett användbart verktyg för att bekräfta en konversation - eftersom den innehåller datum, tid, mottagare och även kan ställas in för att få bevis på leverans och kvitto - var noga med att du inte ersätter ansikte mot ansikte med en e-postkonversation. Dina anteckningar bör inte komma som en överraskning för arbetstagaren. Om anteckningen innehåller något betydande, överväga att be den anställde att logga in för mottagandet av informationen. Förklara att signering för mottagande av dokumentationen inte nödvändigtvis utgör ett avtal med innehållet.