Vad händer om du inte gör W-2 deadline för anställda?

Enligt Internal Revenue Service ska W-2 formulär skickas ut till anställda senast den 31 januari för blanketter härrörande från föregående kalenderår. Medan anställda kanske inte får dem i posten på det här datumet, måste de - i alla fall - skickas ut vid denna tidpunkt. För företag som inte följer det här protokollet kan det bli konsekvenser.

Olyckliga anställda

Bortsett från eventuella officiella problem som du kan ha med Internal Revenue Service (IRS) på grund av att du inte skickat ut W-2 formulär i tid kan du behöva hantera en grupp mycket missnöjda medarbetare, varav många förväntas troligen en avkastning. Anställda får inte bara göra klagomål till dig utan även till IRS, vilket kan leda till ytterligare undersökning av ditt företag om det görs många klagomål om problemet.

IRS-böter

IRS staggers böter baserat på hur sen dina W-2 formulär är arkiverade. En straff på $ 50 per formulär bedöms för W-2s arkiverad inom 30 dagar från förfallodagen, upp till högst $ 187 500 för ett litet företag. För formulär som lämnas in före den 1 augusti men senare än 30 dagar, stiger straffet till $ 100 per blankett och en maximal böter på $ 536 000. Den högsta bötesbeloppet är $ 260 per formulär upp till $ 1.072.500 per år för blanketter som lämnas in efter 1 augusti.

Exakt form

Förutom att skicka W-2 blanketterna i tid, måste du också se till att blanketterna är korrekta. Enligt IRS-webbplatsen, om du skickar in en W-2 blankett till IRS som hävdar att du betalade en viss anställd en viss summa pengar och du inte har den personen rätt att stämma dig för skador. En straff på $ 530 per formulär utan max är bedömd. Du kan också behöva betala en böter på $ 5000 i skadestånd för att lämna in det falska dokumentet och kan bli föremål för straffavgifter.

Rekord och kommunikation

Ibland, om du åtminstone låt dina anställda veta att du kör bakom med dina W-2 men arbetar på att få ut dem, kan det vara mindre missnöje än om du inte alls säger något. Om du också skickar ut en W-2 före tidsfristen, men har den återvände till dig för en dålig eller gammal adress, öppna inte den eller släng den bort. Lägg det i medarbetarens fil och spara det om han kontaktar dig för formuläret på vägen. du har åtminstone bevis på att du försökte skicka den.