Vad skriver du i en professionell e-post om du bifogar en fil?

Möjligheten att skicka information snabbt värderas i den professionella världen. Som ett meddelandeformat fungerar e-post bäst för korta meddelanden. Det har också kapacitet att leverera en bilaga, eller en separat fil som innehåller information och formatering som är svår att inkludera i ett normalt e-postmeddelande. En professionell e-post ska bekräfta alla bilagor som ingår i e-postmeddelandet, för att ange deras betydelse och försäkra mottagarna om att filerna är säkra.

Ämnesrad

En blank eller ojämn ämnesrad i ett professionellt e-postmeddelande kan leda till att en mottagare förbiser meddelandet utan att inse att det innehåller en viktig bilaga. En effektiv ämnesrad för en professionell e-post identifierar e-postens innehåll på cirka 10 ord eller mindre. Om du till exempel skickar en guide om nya arbetsrutiner till anställda, kan ämnesraden läsa "Viktigt: Ny arbetsguide bifogad". Detta är särskilt viktigt om din kontakt kanske inte är bekant med din e-postadress, vilket får honom att ifrågasätta avsändarens identitet.

Sammanfattning

Kroppen i en professionell e-post som innehåller en bilaga ska också innehålla en sammanfattning som beskriver innehållet i bilagan. Den här sammanfattningen ska också beskriva varför du skickar bilagan. om du nämner att bilagan är avsedd att sätta all underordnad personal på samma sida om nya arbetsrutiner, bör detta öka risken att de öppnar bilagan och läser filen. Om bilagan bara är ett kort memo kan det bara vara enklare att sammanfatta filen i e-postens kropp än att använda en bilaga.

Bilagformat

Se till att skicka bilagor i format som kan tas emot och öppnas av alla mottagare. Om till exempel din bifogade fil är en DOCX-fil, kan den endast öppnas av Microsoft Word 2007. Det här är särskilt viktigt för ett professionellt e-postmeddelande som kan öppnas på en hemdator som inte har den nödvändiga programvaran. I ditt e-postmeddelande ska du ange namnet på det program som måste användas för att öppna filanslutningen.

Andra Professionella Email Tips

Brevity är mycket viktigt när du skriver e-postmeddelanden, speciellt när du komponerar en professionell email. Försök att hålla huvuddelen av ditt email under fyra eller fem stycken, inklusive en sammanfattning av en bifogad fil. Medan uppmärksamhet på stavning och grammatik alltid är viktigt är det avgörande i ett professionellt e-postmeddelande. Var noga med att använda en ordentlig hälsning, till exempel "Kära herre" eller "till vem den kan vara orolig för." Håll dig borta från stiliserade teckensnitt eller stora teckensnitt som kan göra ditt e-mail verkar mer avslappet än professionellt.