Vilka formulär behöver ett litet företag för sina medarbetare?

Företagen är skyldiga enligt lag att lämna vissa formulär för alla sina anställda. Dessa inkluderar formulär som är uppdragna av Internal Revenue Service och USA: s invandringskontor: en formulär för sysselsättningsberättigande, eller formulär I-9; en W-2 Löne- och skattedeklaration; och en federal medarbetares uteslutningsbevis, eller formulär W-4. Staterna kräver också att anställda fyller i formulär, även om dessa former skiljer sig från stat till stat.

I-9

Kontoret för USA: s medborgarskap och invandringstjänster övervakar medarbetarnas behörighet över hela landet. Denna federala myndighet har befogenhet att granska företagsrekord för att säkerställa att formuläret I-9, Verifiering av anställningsförmåga, är avslutat för varje anställd, och att alla anställda har en laglig rätt att arbeta i USA. Invandringsbestämmelserna kräver att arbetsgivaren ska kontrollera behörigheten inom tre dagar efter anställning. Företagen bör behålla I-9-formuläret i minst tre år efter anställning. Om en anställd lämnar arbetsplatsen, oavsett omständigheterna, ska företagets ägare behålla I-9-formuläret i minst ett år.

W-2

För varje kompenserad anställd kräver federala bestämmelser att ett formulär W-2, Löne- och Skatteutlåtande ska fyllas i årligen och skickas till Socialförsäkringsverket. Företagsägare måste också ge varje anställd en kopia av W-2 för enskilda skattemässiga ändamål. I denna blankett anges löner som betalats för det föregående kalenderåret. Den ska skickas till anställda senast den 31 januari och till Social Security Administration (SSA) senast den 1 april om de lämnas in elektroniskt. Pappersformulär ska skickas till SSA i slutet av februari.

W-4

När en ny anställd anställs, är hon vanligtvis bett att fylla i ett återköpsbevis, känt som en W-4-blankett. Denna blankett ger verksamheten den information som behövs för att behålla det rätta beloppet för skatter, baserat på antalet ersättningar och arkiveringsstatus som den anställde avser att ansöka om federal inkomstskatt. Enligt IRS-riktlinjerna bör förbehållet börja med den första löneskatten.

Statliga krav

IRS-föreskrifter kräver att företagen ska behålla anställningsskatteuppgifter i minst fyra år. Statliga sysselsättningsskatteformer för uteslutande varierar beroende på jurisdiktion. Kolla med statens inkomstavdelning för att lära dig rätt procedur och formulär som krävs för att uppfylla jurisdiktionslagarna.