Hur man skriver en affärsresa rapport

När du skriver en rapport om din affärsresa stressar du hur det var en bra investering för företaget att skicka dig. Detta kommer att bidra till att övertyga chefer om att framtida resor också kommer att bli pengar bra tillbringade. Att skapa en rapport om din resa till ett seminarium, konferens eller mässa bör fokusera på att visa avkastning på företagets investering.

Format av en reserapport

Om du inte skriver en lång, formell rapport, hoppa över omslaget och innehållssidan och sammanfattningen. Använd ett memoformat om dokumentet bara ska vara några få sekunder, och använd ett rubrik som anger datumet, ämnet för rapporten, ditt namn och vem som tar emot det. Använd avsnittshuvud för att organisera rapporten, till exempel Trip Purpose, Översikt, Fördelar, Kostnad och Sammanfattning.

Introduktion och översikt

Starta rapporten med en översikt som anger fakta men ger inte stöd eller detaljer. Låt läsaren veta vad resan var, varför du skickades och de förväntade resultaten. Till exempel kan du skriva att du gick till en mässa i Kalifornien för att träffa viktiga kunder, se nya och kolla in tävlingen. Du kan skriva att du deltog i en affärsverkstad för att lära dig nya personalresurser för att hjälpa dig att rekrytera bättre anställda, minska omsättningen och utveckla ett bättre förmånspaket.

Rapportens kropp

Beskriv vad som hände vid evenemanget när det gäller hur eller om du träffade dina mål för att åka dit. Var inte rädd att meddela din handledare några förväntningar som var korta - om du inte gör det, och han frågar senare kan du se ut som om du avsiktligt lämnade den här informationen ur rapporten. Om du till exempel gick till en mässa och inte kunde träffa några lovande nya kunder kunde du ha solidifierade relationer med långtidskunder och lärt dig ny information om konkurrenter, vilket kan leda till mer affärer eller bättre produktidéer.

Ge specifika exempel på händelser som är relevanta för dina mål eller vad som hände som kommer att gynna ditt företag. I stället för att notera personliga fördelar som du fick från resan, till exempel att förbättra kunskapen om en viss programvara, diskutera hur dessa fördelar kommer att hjälpa företaget - till exempel genom att minska företagets behov av att anställa externa leverantörer nu när du har denna färdighet.

Sammanfatta resans höjdpunkter

Använd sammanfattningen för att sammanfatta resans höjdpunkter, inklusive dina förväntade fördelar, oavsett om du uppnått dem eller någon annan, den totala kostnaden för resan, eventuell ekonomisk fördel för företaget och din rekommendation för framtiden. Ju mer specifika du kan vara om fördelarna med din resa, desto lättare är det för dina överordnade att beräkna avkastning på deras investering.

Fäst din kostnadsrapport

Överväg att fästa din kostnadsrapport till dokumentet, istället för att ange detaljerna i dokumentet. Inkludera den totala kostnaden för resan i ditt dokument, men spara detaljer, såsom flygpris, logi, måltider, tips, parkering och andra resekostnader för kostnadsrapporten.