E-postrespekt på arbetsplatsen

E-post är en allestädesformad form av dubbelriktad kommunikation i många människors dagliga liv - hemma och på arbetsplatsen. Vissa arbetstagare kan emellertid misslyckas med att ordentligt skilja en avslappnad personlig livsstil från en respektfull yrkesmiljö. Nikita Garia föreslår i en artikel för "Indien Real Time" -delen av "The Wall Street Journal" -webbplatsen att e-posthänsyn inte bara är viktig i din närmaste kontorsinställning, men också när du kommunicerar med andra affärsrelaterade enheter utanför arbetsplats - och runt om i världen.

Skriva

Du är ständigt i sammansättningsläge när du skapar eller svarar på ett e-postmeddelande. Sträva efter att alltid använda bra skrivförmåga, inklusive grammatik, stavning och meningsstruktur. Använd professionellt språk, även i avslappnade arbetsinställningar, såvida inte hela organisationen är på samma sida. Även om ett meddelande som skickas till anställda på arbetsplatsen menas som ett alternativt kommunikationsmedel och inte för litteraturpublicering, modifierar dina meddelanden som en uppsats eller ett pressmeddelande - introduktion, kropp och slutsats - om det är flera meningar långt .

Sändning

Föreställ dig hur ett nytt e-postmeddelande visas på datorskärmen för mottagaren. Inkorgen för e-postklienten eller programmet visar bara bitar av information om arten av meddelandet - ämnet, avsändaren och datum / tid. Inkludera ett ämne i e-posten som ett artighet så att mottagaren kan få en snabb uppfattning om vad e-posten handlar om. Ta också hela ägandet och maximera funktionerna för personlig anpassning för ditt e-postkonto. Till exempel gå in i dina e-postinställningar och fyll i ditt för- och efternamn, samt din position och avdelning. Skapa en signatur som innehåller samma information, men listar också din adress, telefon och fax om det är tillämpligt. Denna artighet hjälper avsändaren att identifiera vem du är, vilket minskar också den tid det tar för att spåra din ytterligare information.

Tar emot

Läs dina nya och inkommande e-postmeddelanden så snart som möjligt om ett snabbt svar eller en nödsituation är nödvändig av avsändaren. I många e-postprogram kan avsändare inkludera ett utrop "!" markera för att visa stor betydelse. Aktivera även kvittningsfunktioner i ditt e-postprogram, av respekt för personer på din arbetsplats som behöver dokumentation om att e-posten kom i din inkorg och att du läser meddelandet. I händelse av att du aktiverar automatisk anmälningsfunktioner sparar du tiden från att du måste svara på paranoida e-postmeddelanden längs följande rader: "Fick du mitt e-postmeddelande?"

svara

Svara på e-postmeddelanden så snart som mänskligt möjligt och som tiden tillåter. När du får ett telefonsamtal kan både dig och den som ringer räkna antalet ringar. På samma sätt kan e-post avsändare använda tidstämplarna för att räkna antalet minuter som krävs för att läsa och svara på ett e-postmeddelande. Utarbeta och skicka ett fullständigt svar så snart som möjligt. Alternativt, skicka ett kortmeddelande personligen med att du fått meddelandet och när du förväntar dig att skicka ett fullständigt svar. Dina medarbetare kommer att uppskatta att du åtminstone har e-postmeddelandet och dess innehåll på din tallrik för dagen.

arkivering

Spara e-postmeddelanden på arbetsplatsen så länge du kan, utan att offra organisationen eller tömma kontorslagringsresurser. Skapa mappar som har namnen på individer eller avdelningar som vanligtvis skickar dig e-postmeddelanden och sedan ställa in filter som automatiskt filar dessa e-postmeddelanden i respektive mappar. Rensa regelbundet din inkorg och lägg in ofärda e-postmeddelanden i nyskapade mappar eller papperskorgen. Ställ in automatisk arkivering som sparar e-post till en andra lagringsplats efter ett visst antal dagar. I många avseenden är e-postmeddelanden officiell arbetsplatsdokumentation, ungefär som att skriva ett memorandum eller ett "Re:" (om) brev på papper. Som en sido kan e-postmeddelanden också fungera som dokumentation i juridiska frågor för verksamheten.