Exempel på kommunikationsproblem på arbetsplatsen

Kommunikationsproblem på arbetsplatsen kan ha en negativ inverkan på moral, produktivitet och interdepartmentella arbetsförhållanden. När de lämnas obekanta kan pågående kommunikationsproblem potentiellt skäras till vinst, öka omsättningen och leda till misstag som påverkar företagets offentliga image negativt. Att känna igen och ta itu med vanliga problem kan släta över problem innan de går ur hand. Titta på gemensamma arbetsplatskommunikationsproblem och lösa dem snabbt.

Underlåtenhet att kommunicera helt

På en arbetsplats dominerad av snabba svar via text och e-post kan detaljer gå vilse, förbises eller missförstås. Att svara "ja" på en serie frågor i ett e-postmeddelande är inte klart. Att svara på "OK" när du blir ombedd om du kan granska ett dokument tar inte upp frågan om var dokumentet ligger, vilken typ av granskning som begärs, eller när ändringar behöver returneras.

Lösning: Gör e-postförfrågningar tydliga och detaljerade och gör svaren fullständiga och omfattande. Innan du trycker på Skicka, fråga dig själv:

• Svarade jag varje fråga i sin helhet?

• Kommer mottagaren att ha några utestående frågor efter att ha läst min e-post?

Anta att någon annan har bollen

När du är en del av en grupp brainstorming session, en grupp e-post eller ett gruppprojekt, finns det alltid potential att anta att någon annan har en uppgift som omfattas. När alla antar att någon annan hanterar saker, böjer bollen oundvikligen, vilket leder till fingerpekande, skyll och missade deadlines.

Lösning: I vilken gruppdynamik som helst måste det finnas en poängperson för att ställa in och klargöra roller i slutet av diskussionen eller debatten. En grupp e-post som klargör vem som gör vad och när effektiviserar gruppinitiativ.

Underlåtenhet att självredigera

Självredigering är en bra affärsteknik för att lära sig både skriftligt och verbalt. Underlåtenhet att överväga vad du ska skriva eller säga kan leda till en uppdelning i kommunikationen, antingen för att du inte fullständigt artikulerar dina tankar eller för att du reagerar utan att tänka, vilket leder till onda känslor och missförstånd.

Lösning: Innan du trycker på Skicka, kontrollera innehåll, stavning, grammatik och giltighet. Kontrollera sedan din ton så att mottagaren inte kan missförstå dina ord. När du talar i en uppvärmd miljö, välj dina ord noga och kör dem genom ditt mentala filter minst en gång innan du säger dem högt.

Att vara oförberedd

Om du är sen för ett möte eller närmar sig en deadline och du är oförberedd kan du bli frestad att vinge den. När du är oförberedd kan misstag, missförstånd och till och med felaktighet av ett projekt eller en uppgift förekomma.

Lösning : Var organiserad och förberedd. Om du inte är det, är det bättre att erkänna att du behöver mer tid än att kasta en idé mot väggen och hoppas att den sitter fast.

Använda fel kommunikationsverktyg

Det finns tillfällen då ett mail är lämpligt och andra gånger när ett telefonsamtal eller personligt möte är mer lämpligt. Att missbedöma situationen och välja fel verktyg kan leda till en uppdelning i kommunikation och skapa förvirring, missförstånd och skadade känslor.

Lösning: Om du byter ut icke-känslig information varje dag, är e-post bra. Om du försöker avlägsna en klibbig situation med felaktig information möjliggör ett telefonsamtal eller Skype-session en effektivare fram och tillbaka utbyte. Om du levererar dåliga nyheter eller har en seriös eller omtvistad debatt är ett personligt tillvägagångssätt det bästa valet. Det låter dig läsa kroppsspråk, måla temperament och göra personlig kontakt.

Oversharing

Ibland överdelar vi när vi pratar innan vi tänker. Andra gånger skvaller och utbyter vi olämplig information. Ibland resulterar slöhet i överskridande eller frisläppande av personlig eller känslig information. Tänk på ett scenario där du oavsiktligt slår "svara på alla" eller "vidarebefordra" i en e-postkonversation där du och en kollega pratar i avvikande termer om en kund.

Lösning: Påpeka behovet av sekretess på arbetsplatsen, håll känsliga möten bakom stängda dörrar, avstå från att lägga mycket konfidentiell eller känslig information i e-post och sluta skvallra i spåren.

Strömlinjad och effektiv kommunikation börjar från toppen ner. Om du inte redan har en bra kommunikationspolicy på plats, skapa en och använd den för orientering och personalutbildning. Tänk också på att ibland ett problem som framstår som resultat av dålig kommunikation kan vara ineffektiva affärsmetoder, dålig organisation eller bristfällig tidshantering. Innan du skyller på kommunikationsproblem, bedöma de andra orsakerna till en uppdelning i effektiva operationer.