Federal Timekeeping Policy för statliga entreprenörer

Uppdragsgivare med regeringen ställer krav som inte vanligtvis finns på den kommersiella marknaden. Offentliga entreprenörer måste följa ytterligare regler och förfaranden för att kvalificera sig för den federala upphandlingsprocessen och för att behålla sin status. Federal tidtabelspolicy finns i Förbundsförvärvsförordningarna och kraven på försvarsavtalets revisionsbyrå. De berör manuella och elektroniska system för att spåra arbetskraftsanvändning på ett statligt kontrakt, eftersom det är den enskilt största kostnadsföraren och har en direkt inverkan på projektets totala kostnad.

Manuell tidtagning

Trots den ökande användningen av elektroniska system bygger den federala regeringens kriterier för tidsåtgärder fortfarande i stor utsträckning på manuell praxis. Den federala regeringen kräver företag som försöker komma överens med det för att anta acceptabla manuella tidspraxis, såsom anställda som personligen registrerar tiden klockad på jobbet i bläck. Handledare och administratörer kan inte slutföra tidskrifterna på någon anställdas vägnar om det inte finns goda skäl att göra det, till exempel att en anställd är sjuk eller reser i tjänst. Arbetstagaren ansvarar för att hans tidskriftsblad fylls i exakt. Handledaren måste då motteckna och godkänna informationen innan dokumentet kan lämnas in för betalning.

Elektroniska system

Företag som vill kvalificera sig för offentliga kontraktsbud måste visa adekvata internkontrollpolicyer, särskilt när de använder elektroniska tidssystem. Anställda bör ha tillgång till sina tidskrifter med hjälp av säkra lösenordsskydd och upprätthålla personlig kontroll över deras tidtabeller så att inga oanmälda ändringar kan göras. De måste då göra dagliga uppgifter om alla timmar de har arbetat, oavsett om de har betalats eller inte, men får inte göra inskrivningar eller avgifter för arbetskraft före arbetet. Under revisionsprocesser vill DCAA vanligtvis inspektera systemloggarna för att verifiera de personer som åtkomst till systemet och orsakerna till sådan åtkomst. Om det uppstod ett fel kommer revisionen att försöka bestämma hur den hanterades.

Skriftliga policyer

Offentliga entreprenörer är skyldiga att ha omfattande skriftlig tidsplanering som visar företagets praxis och överensstämmelse med de federala myndigheternas krav. Företaget måste ha skriftliga policyer i samband med utarbetandet av tidskrifter och dokumentera hur anställda utbildas vid användningen. Företag måste ha skriftlig policy avseende tidskoderkoder, vilka är de koder som anställda använder för att beteckna den tid som ska faktureras för ett visst regeringsavtal och utgör grunden för att beräkna den totala arbetskostnaden för projektet. Företaget bör kunna producera bevis för periodisk granskning eller golvkontroll för att övervaka efterlevnaden av federala tidskrav.

Underlåtenhet att följa

Företag som inte uppfyller federala tidsplaneringspolicyer och krav och de som därefter saknar de fastställda standarderna diskvalificeras från att delta i statliga entreprenörer. Förfalskning av tidskrifter är ett brott enligt False Claims Act. Anställda som gör det är ansvariga för straffrättsliga förfaranden medan bolaget är avskräckt från offentlig upphandling. Dessutom öppnar statsentreprenörer som bedriver bedrägliga arbetskraftsavgiftssystem upp till straffrättsligt ansvar och åtal. Dessutom är alla bedrägliga partier föremål för civilrättsliga förfaranden enligt lagen, där böterna är böter, fängelsevillkor och skador på upp till tre gånger de skador som den federala regeringen har lidit i bedrägliga betalningar.