Fem frågor för transaktionsanalys

Noggrannheten i ditt bokslut beror på korrekt analys och redovisning av dina affärstransaktioner. Du kan ange en transaktion i ditt bokföringssystem korrekt genom att svara på fem analytiska frågor. Frågorna är utformade för att identifiera typen av transaktion, de konton som påverkas av transaktionen och hur transaktionen påverkar kontosaldot. Denna procedur är effektiv om du driver ett tillverknings- eller detaljhandelsföretag eller använder ett kassa- eller periodiseringssystem.

Vilka konton påverkas?

Källdokumentet registrerar den aktivitet som ger upphov till transaktionen. Genom att granska källdokumentet identifieras de konton som är involverade i transaktionen. Om en kund gör ett kontantköp är de beräknade kontona försäljning och kontanter. Om du köper leveranser med kontanter, är de konton som berörs leveranser och kontanter. Vissa transaktioner omfattar mer än två konton. Om du köper inventering med kontanter och tar köpsrabatten är de konton som berörs lager, kontanter och köprabatt.

Vilken kontokategori påverkas?

Transaktionen som registrerats i källdokumentet avslöjar den bokföringskategori som påverkas. De fem typerna av redovisningskategorier är tillgångar, skulder, ägar- eller eget kapital, intäkter och kostnader. Transaktioner med kontanter, kontorsutrustning och lager påverkar till exempel dina tillgångskonton. Transaktioner som involverar dina utestående lån och öppna leverantörsfakturor påverkar skuldkonton. Dina säljtransaktioner påverkar intäkterna. Betala affärsredovisningen påverkar dina kostnadskonton.

Vad är kontosaldot?

Varje konto kategori har ett debet eller kreditsaldo. Tillgångskonton som kontanter och inventarier har normalt en debetbalans. Ansvarskonto som leverantörsskulder och skulder har en kreditbalans. Eget kapital eller eget kapital har normalt ett kreditbalans. Intäktskonton inklusive bruttoförsäljning och nettoomsättning har ett kreditbalans. Kostnadskonton som verktyg och hyreskostnader har normalt en debetbalans.

Ökar eller minskar kontot?

Transaktionen avgör om kontosaldot ökar eller minskar. Om du till exempel köper en tillgång ökar det kontoens debetbalans. Att ta ut ett företagslån ökar skuldkontoets kreditbalans. Att göra en kontant eller kreditförsäljning ökar kreditbalansen i inkomstkonton. Betala medarbetarlöner och företagskalkylräkningar ökar debetsbalansen i kostnadskonto.

Betalar Debiterna och Betalningsbalansen?

Efter att ha analyserat och ingått transaktionen måste de totala debiteringarna och krediterna balansera. Att köra en försöksbalans svarar på den här frågan. Försöksbalansen listar alla konton med en debetbalans i en kolumn och kontona med ett kreditbalans i en annan kolumn. Totalt debitkolumnen och kreditkolumnen ska vara densamma. Om inte, kan du granska de konton som berörs av transaktionen för att hitta och korrigera felet.