Bedrägeribekämpning för en ideell styrelse

Påföljderna för bedrägerier i en ideell organisation kan innebära att styrelseledamöter är ansvariga för förlorade pengar, även om de inte hade någon aning om att bedrägeri inträffade. Att inte hålla reda på de ekonomiska förhållandena i en ideell organisation är ett allvarligt brott mot en tjänstemans eller direktörens förtroendeansvar. Att inrätta bedrägeribekämpning och förfaranden minskar möjligheterna till bedrägerier och skyddar nyckelpersoner.

Typer av bedrägeri

Det finns många sätt att bedrägerier kan förekomma på ideella organisationer. En eller två nyckelpersoner, tjänstemän eller styrelseledamöter kan fördjupa pengar. Organisationens huvudmän kan anställa okvalificerade entreprenörer eller anställda eller överbetala dem. Nonprofits kan publicera falsk information om deras aktiviteter, inklusive hur mycket pengar de lyfter och spenderar. Styrelseledamöter kan främja verksamhet, godkänna finansiering eller rösta om resolutioner trots intressekonflikt.

Kontroller och saldon

Ett sätt att minska möjligheterna till bedrägeri är att ställa in en policy som kräver att kontroller skrivs för att ha två signaturer. Detta kan innefatta en anställd och en styrelseledamot, ofta kassören. Icke-ideella organisationer kan kräva att en annan person än författaren av kontrollen undertecknar det i alla fall, eller kräver att kontrollerna är medtecknade om kontrollen överstiger ett visst belopp. Det är möjligt att kräva två signaturer på en check och lista tre eller flera personer som kan fungera som signatörer. En ideell organisation kan kräva att vissa utgifter, pengar som kommer att återbetalas till en individ och vissa typer av kontrakt, godkännas. Styrelsen kan utse en revisor för att regelbundet granska kontrakt, finansiella dokument och verksamheten i varje avdelning inom organisationen.

Ekonomisk rapportering

Styrelseledamöterna kan inte göra anspråk på bedrägeri om de aldrig granskar organisationens finansiella dokument. En styrelse bör fastställa en policy som omfattar en omfattande finansiell rapportering vid varje styrelsemöte, eller åtminstone kvartalsvis. Styrelsen bör utse en finansutskott för att se över månadsbalansräkningar, bankredovisningar eller ledgers. Medan bedrägerier kan uppstå mellan regelbundet planerade ekonomiska granskningar, desto oftare rapporteras, desto bättre möter styrelsen sitt fiduciära ansvar när det gäller organisationens ekonomi och skyddar sig mot ansvar.

Intressekonflikt

För att förhindra att styrelseledamöter drar pengar till familjemedlemmar, affärsförbindelser, vänner eller egna företag, bör ideella organisationer ha en intressekonfliktpolicy. Det kan vara att hindra organisationen att göra affärer med specifika personer och företag, styrelseledamöter som rapporterar potentiella konflikter och styrelseledamöter avstår från röster som kan innebära en konflikt.

Försäkring

Styrelseledamöter i ideella organisationer kan skydda sig mot vissa typer av bedrägerier genom att köpa en direktörs och tjänstemannas försäkringspolicy. Nonprofits köper vanligtvis en grupppolicy för att hjälpa till att skydda styrelseledamöterna om organisationen stämmas för beslut av styrelsen. Detta skyddar inte tjänstemännen om de är orimliga - till exempel om de försiktigt misslyckas med att uppfylla sitt förpliktande ansvar att hålla sig utanför organisatoriska frågor som kontrakt och finansiell rapportering.