Goda hälsningar för företagsemail

Företagare förbättrar sin offentliga företags image när deras företagspolicy är fast etablerad för professionell kommunikation. Det har blivit vanligt att de anställda är mycket informella när det gäller företags e-postmeddelanden. Och även om det är vanligt är det inte den accepterade affärsstandarden att vara informell om företagets e-post. Företagsägare måste inse att att skapa rätt ton ställer in tonen för hela bokstaven. Börja med hälsningen. Begränsa hälsningsalternativen, ge personalen lämpliga val.

Standardhälsningen

Standardhälsningen är "Kära herr (personens efternamn)." Och, som det görs i traditionell brevpostkorrespondens, visar användandet av standardhälsning respekt och professionalism. Vissa kan överväga detta gammaldags, men det är mer acceptabelt än att vara oavsiktligt offensiv. En hälsning som börjar med "Kära" är tidlös. Använd personens efternamn om du har det eller om förhållandet är nytt. Detta visar respekt.

Till exempel föredrar "Kära Mr Jones" över "Kära John." Om du är osäker på personens titel (herr, fru, fru eller fröken) eller efternamn är det acceptabelt att använda förnamnet. Det ska vara en standard företagspolicy för anställda att försöka hitta mottagarens efternamn innan man använder sig av förnamnet.

En vänligare hälsning

Ibland skrivs e-postmeddelanden med mindre formella standarder, helt enkelt för att avsändaren vill bli mer användbar. Till exempel "Hej" är vänligare än "Kära". Detta kan användas även i kall kommunikation, där avsändaren inte har mottagarens namn. Det används också med ett förnamn, som i "Hej Jennifer." En företagsägare kan ha specifika kundrelationer där det används över den formella hälsningen, enligt definitionen i företagsförfaranden. Till exempel kan personal ombord på en ny kund och fråga henne om hon föredrar att bli kallad av hennes förnamn eller hennes sista.

Professionell men Cordial

Företagare ser "Hälsningar:" används i korrespondens. Det är en godtagbar hälsning men föreslår en hjärtlig affärsrelation snarare än ett formellt förhållande. Detta kommer över att försöka vara vänligt och annorlunda men anses fortfarande formellt. Det ses ofta i kalla e-postmeddelanden eller i korrespondens där den skickande parten inte har ett starkt förhållande med mottagaren.

Hälsningar som ska undvikas

Tänk på den person som läser e-postmeddelandet innan du skriver hälsningen. När du är osäker på hur du startar ett företags e-postmeddelande, fel på sidan av traditionella hälsningar. Starta e-postmeddelandet med "Hej" ses ofta bland yngre anställda, som tar en avslappnad inställning till allt. Detta är dock för casual för de flesta affärssituationer på grund av den potentiella respektlösheten som vissa mottagare känner. Detta gäller särskilt när en yngre medarbetare skickar ett mail till en äldre proffs eller företagskollega.

En annan hälsning för att undvika är "till vem det kan vara", om du inte har någon aning om mottagarens identitet. Denna hälsning föreslår en blind e-post som inte har något samband med mottagaren. De flesta mottagare ser omedelbart detta som en blind e-post, och de kan kasta bort den innan de läser den. Till exempel är "Hej" vänligare än "Kära" och är vanligare när avsändaren har ett etablerat positivt förhållande med mottagaren.

Tips

• Det är bättre att hålla sakerna korta om du inte har mycket information. "Hej" är bättre än "Kära vän", även om du inte har ett namn som följer "Hej".