Bra sätt att starta ett företagsbrev

Småföretagare och deras anställda använder ofta affärsbrev för att kommunicera med kunder, kollegor och leverantörer. Affärsbrev används som ett försäljningsverktyg för att hjälpa företag att introducera nya produkter och tjänster, initiera partnerskap, generera försäljning och ge användbar information till avsedda läsare. Att välja det mest effektiva sättet att starta ditt företagsbrev beror i stor utsträckning på dina läsare och meddelandet du försöker relä.

Introducera dig själv

Småföretagare skriver ofta affärsbrev för att presentera sig själva och sina företag, till företag och professionella organisationer som de vill gå med, potentiella kunder, potentiella affärspartners och mediamedlemmar. Börja dessa typer av brev genom att ge ditt namn, företagsnamn och kort bakgrundsinformation om ditt företag. Du har några sekunder att ta upp publikens uppmärksamhet och berätta för vem du är och vad du gör.

Frågar frågan

Ställ en fråga din läsare är sannolikt nyfiken på att få svar på, om du skriver till en kollega eller en klient. Frågan bör återspegla en lösning som läsaren kan vara på jakt efter. Genom att ställa den rätta frågan involverar du omedelbart läsaren och gör honom mer benägen att fortsätta läsa ditt brev.

Om du öppnar din företagsbrev med en fråga, se till att innehållet i brevet ger svar på frågan du frågade, eller någon typ av lösning. I annat fall kommer brevet inte att ge läsarna rätt utbetalning.

Ge forskning och statistik

Börja med fakta och rita läsarna i ditt brev. Oavsett om du citerar försäljning till en potentiell partner eller ger kunderna undersökta uppgifter om en populär ingrediens som du använder i en av dina formuleringar, börjar ett brev med forskning och statistik ger trovärdighet till resten av ditt brev. Undvik att använda språk som en typisk läsare inte skulle förstå; ta bort jargong och ange bara fakta i din inledande paragraf.

Använd rubrik

Nyheter i publikationer, online och offline, använd rubriker för att fånga uppmärksamheten hos publiken. Annonsörer använder samma sätt när de marknadsför sina produkter till sina målmarknader i reklamkampanjer. Att skriva ett företagsbrev är inte annorlunda; tillämpa den här tekniken när du startar din nästa affär bättre.

Hantla en djärv, engagerande rubrik som introducerar läsare till ämnet för ditt brev. Cynthia Perun, en bidragande författare till "Entrepreneur", konstaterar att rubrikerna kan vara så långa som tre eller fyra meningar när de presenterar viktig information.