En guide till bästa praxis för kontraktsadministration

Kontrakt Ett företag etablerar med sina kunder, anställda och leverantörer är juridiska handlingar som medför de rättigheter och ansvar som båda parter har. Förvaltar eller "administrerar" kontrakt kräver noggrannhet och ett angeläget öga för detaljer. Det finns några bästa praxis som kan hjälpa till - tidskrävda metoder för att hantera kontrakt som hjälper dig att undvika att bryta sina villkor.

Distinguishing Contracts

En grundläggande bästa praxis inom kontraktsadministration är att förstå vilken typ av kontrakt du har att göra med. Det finns två typer av kontrakt - enkla kontrakt och handlingar - och var och en medför olika villkor och skyldigheter. Ett enkelt kontrakt är ett kontrakt som inte är en handling. Enkla avtal omfattar avtal om att sälja produkter och tjänster, såsom hyreskontraktet på ditt butiksfront och alla kontrakt du har med din personal. Däremot är å andra sidan mer komplext eftersom de måste göras skriftligt, undertecknat, bevittnat och levereras med en officiell tätning. Hypotekslån görs ofta av handling, liksom vissa avtal med fordringsägare och banker.

Enkla kontraktstyper

Nästan alla kontrakt du möter i ditt företag kommer att vara enkla kontrakt. Dessa enkla kontrakt kan klassificeras som antingen ensidiga eller bilaterala. Ett ensidigt avtal innebär att endast en part lovar att göra något och den andra inte har någon laglig skyldighet att köpa något i gengäld eller att uppfylla någon annan del av kontraktet. Ett bilateralt avtal innebär att båda parter har skyldigheter och skyldigheter att upprätthålla. Att veta skillnaderna mellan dessa olika typer av kontrakt hjälper dig att hålla klart när du har en skyldighet att agera och / eller när en annan part är skyldig dig.

Villkor

I motsats till populär tro måste kontrakt inte skrivas i bläck för att kvalificera sig som giltigt eller lagligt. Men tydligt beskrivande av villkoren i ett kontraktsavtal tjänar till att skydda ditt företag och hjälper till att undvika tvist. När du säljer en produkt eller tjänst är till exempel huvudvillkoren det pris som betalas och beskrivningen av varorna och tjänsterna. Kvittot kan vara i form av kontraktet och det är viktigt att du också skisserar dina villkor för retur eller avbokning på kvittot. När det gäller mer komplexa transaktioner, såsom försäljning av egendom, kräver lagen att vissa villkor ska beskrivas i sin helhet. Om du är osäker, skicka alltid alla villkoren - du kan inte gå fel genom att skriva för mycket i motsats till för lite.

Erbjudande och godkännande

Det här låter som en no-brainer, men företag måste vara försiktiga att bara erbjuda vad de faktiskt vill sälja eller vad de faktiskt har på lager. Det är här begreppen "erbjudande" och "acceptans" kommer att spela i kontraktsadministration. Erbjudandet är ofta implicit. En butik som exempelvis visar kläder i ett fönster erbjuder faktiskt kläder till salu även om det inte finns ett tecken på att säga hur mycket kläderna kostar. Godkännande sker när en kund ber om att köpa något och sedan överlåta pengar till kontorist. Problem kan uppstå om du annonserar en viss produkt eller tjänst och då inte kan uppfylla förfrågningar. För att komma runt detta, var försiktig i reklam genom att kvalificera erbjudandet eller begränsa acceptanserna till ett begränsat antal.

Bryta kontraktet

Få saker kan vara skadligare för företagets rykte än att ha ett rörigt rättsligt fall under kontraktsbrott, men det kan hända om du inte behåller dina avtalsenliga avtal. Till exempel kan en kund betala för en vara eller tjänst som ska levereras på en viss dag. Om du misslyckas med att leverera den dagen har kunden lagliga skäl att återställa antingen pengarna eller den tid som förlorats. Andra tillfällen kommer att misslyckas med att inkludera en term eller ett villkor i ett kontrakt, vilket leder till att ditt företag förlorar. Om du till exempel glömmer att lista villkoren för att returnera en produkt på kvittot kan en kund med rimlighet hävda att butiken har en öppen returpolicy. Som bästa praxis, försök att undvika att du bryter mot kontrakt i något avseende genom att tydligt redogöra för dina villkor, följa med på åtaganden och meddela eventuella försiktighetsåtgärder.