Riktlinjerna för utarbetandet av ett interoffice memorandum

Ett memorandum är ett dokument som riktar sig till specifika personer inom organisationen för att registrera ett avtal, leverera information eller möjliggöra någon typ av åtgärd. Memorandumet eller interoffice memo syftet är att informera läsaren - att inte övertyga. Brevity är viktigt när man skriver memo eftersom beslutsfattare måste assimilera innehållet snabbt och kan använda notatet som referens långt efter det att den skrivits.

Känn din publik

När du förbereder dig för att skriva ditt memo, är det viktigt att du känner till din publik. För att veta din publik, fråga dig några frågor. Vilka är dom? Kommer notatet att läsas av beslutsfattare eller en chef? Börja skriva memo genom att fråga dig själv vad läsaren behöver veta. Tänk på läsarens position och ansvar - till exempel kan en advokat använda informationen för att förbereda sig för ett rättsfall. Bestäm hur mycket information läsaren behöver innan han kan fatta ett bra beslut.

Sekvensstruktur

Din mening struktur bör fokusera på enkelhet. Undvik mycket affärssjargong och tekniska villkor. Skriv med tydlighet genom att välja rätt ord och undvik komplexa ord. Använd en skiss för att hålla dig organiserad och fokuserad på vad du ska säga nästa.

Delar av memorandum

Rubriken består av fyra stycken: Namn på den person till vilken notatet adresseras, namnet på författaren, ämnet för meddelandet och det datum som skickats. Rubriken är vanligen märkt "Till", "Från", "Ämne" och "Datum". Nästa del av notatet är kroppen. En "fråga presenterad" paragraf anger vad anteckningen handlar om. Det specificerar också fakta och syfte med projektet eller det du tror är avgörande - till exempel resekostnader ute av staten. Ett "kort svar" stycke anger vad din förutsägelse är. Det kan svara på en fråga, sammanfatta eller ge en rekommendation. Ange fakta. "Diskussionen" är den största punkten och avslutar notatet. Här går du in i detalj för att bevisa vad du har skrivit i avsnittet "kort svar". Om din diskussion är komplex och analyserar flera problem, bryt du ned stycket i underrubriker.

korrekturläsa

Du bör ändra notatet. Läs anteckningen för typsnitt, se till att du inte har felstavat något. Innan du skriver ut eller skickar notatet i ett e-postmeddelande, kolla din meningsstruktur och läs den noggrant. Undvik förlägenhet för stavning någons namn fel eller skicka det till fel adress.