Hur man bestrider en faktura brev

Om du får ett fakturabrev från en leverantör eller leverantör som är felaktigt svarar du omedelbart och klargör problemet. Att misslyckas med att adressera en faktura kan leda till sena avgifter och kan även påverka ditt företags kreditpoäng. Även om det är snabbare att bestrida fakturabrevet via telefon, kan du, om du svarar via mail, bifoga bilagor som stödjer ditt krav.

Kontrollera dina böcker

Om du faktureras för något, har någon i företaget utfärdat ett inköpsordernummer som en del av den ursprungliga begäran. Spåra detta nummer ner och prata med den person som gav framåt för tjänsten. Bekräfta detaljerna i avtalet och läs eventuella avtalshandlingar som lämnades in när beställningen gjordes för att bekräfta din position angående fakturans noggrannhet.

Samla dina bevis

Gör kopior av dokumentation du har som anger vad faktiskt fakturapriset ska vara. Om du anklagas för att inte betala en faktura, skriv din kontorsavdelning en kopia av den betalningskontroll som skickades och be dem kontrollera om checken var inkasserad. Om du beställde online och fick en bekräftelse på e-post, skriv ut det här också. Fäst detta pappersarbete i ditt tvistbrev för att stärka din position.

Skriv ditt brev

Skriv ut fakturabrevskvoten på företagets brevhuvud och adressera den till den person som skickade det. Bekräfta att du har mottagit brevet och beskriv varför du ifrågasätter den. Hänvisa till de dokument du innehåller för att betona din punkt. Till exempel, "Som du kommer att se i bifogade kontraktet, var den totala fakturan för byggandet av taco standtillägget $ 1000, betalas vid slutförandet. Din faktura är för $ 2000, vilket är felaktigt. "

Faktura för problemtjänst

Om du bestrider kvaliteten på tjänsten som utförs genom att inte betala en faktura, försök att lösa tvisten med tjänsteleverantören genom att beskriva dina problem. Ge stödjande dokumentation för att bekräfta ditt anspråk och vänta på ett svar. Till exempel, "Vår ursprungliga överenskommelse var för 17:00 cateringtjänster för 50 kunder. Dina cateringrepresentanter anlände 40 minuter sen och tog bara tillräckligt med mat för att mata 30 personer. Jag ber om en fakturajustering för att återspegla överträdelsen av vårt ursprungliga avtal. En kopia av vårt kontrakt är bifogat för din referens. "

Begär korrigerande åtgärder

Gör en förfrågan om vad som helst korrigerande åtgärder är nödvändiga. Om fakturan är till exempel felaktig, fråga företaget om att skicka en reviderad faktura på plats. Gör en anteckning för att dubbelkontrollera ekonomiskt pappersarbete om du använder tjänsteleverantören igen i framtiden.

Ge kontaktinformation

När du skriver under ditt brev ska du inkludera dina kontaktuppgifter, till exempel din direkta telefonlinje och din e-postadress. Be mottagaren att meddela dig när de får ditt brev så att du vidare kan diskutera problemet via telefon eller via e-post.