Hur skriver jag ett företagsbrev med bilaga?

Under normal affärsverksamhet måste ditt företag använda olika brev för att kommunicera med kunder, säljare, försäljningsledare, anställda och en mängd andra. Även om formella affärsbrev kan verka lite föråldrade i en digitalt värld, vet man hur man formaterar och sammanställer ett brev och tillämpliga bilagor så att du och ditt företag ses som en professionell organisation.

Ange ett klart syfte

När du skriver ditt företags korrespondens anger du klart ditt syfte och kopplar ditt meddelande direkt till de artiklar du bifogar. Du kan följa upp en begäran om information om ditt företag, introducera dig själv till en potentiell kund eller närma en investerare med ett företagsförslag. När mottagaren vet varför du skriver, kommer de bilagor du skickar dem att ge större mening och kommer att ses genom linsen av informationen i ditt brev.

Enclosures inbjuder till fortsatt engagemang

Smältbar information: Med ankomsten av e-post är mängden kommunikation som strömmar kring digitala vägar massiva. Den genomsnittliga arbetstagaren mottar mellan 100 och 200 e-postmeddelanden varje dag och kan säkert inte smälta all information som finns i var och en. Ett tryckt brev kan sticka ut från den digitala inkorgen och fånga läsarens uppmärksamhet. Bjud in din läsare att engagera sig mer genom att läsa dina bilagor för att få mer information om ditt företag eller svara på dina förslag.

Feedback: Även om bokstäver är en form av kommunikation, är de ganska ensidiga. Du har möjlighet att leverera ditt meddelande, men du får inte feedback från den person du skriver. Enclosures låter dig höra den andra sidan av "konversationen". De ber om ett svar genom ett returvykort, e-post eller en blankettformulär och ger dig en uppfattning om hur bra ditt meddelande har tagits emot.

Exempel på bilagor

Det finns inga uppsatta regler för vad som kan bifogas ditt brev. Skicka emellertid bara vad som är viktigt för ditt syfte. Överbelasta inte mottagaren med så mycket material som de känner sig överväldigade. du vill att de ska läsa materialet, inte kassera det. Exempel på bilagor innefattar:

Broschyrer - dokument som innehåller information om ditt företag, produkter eller tjänster
Juridiska handlingar - Sekretesspolicy Utlåtanden, frisättningsformulär
Budskivor - ansökningar för leverantörer att utföra arbete för ditt företag
Skatteformulär - W-9 skattedokument du behöver behålla filen

Formatera brevet för bifogade filer

Ett formellt företagsbrev bör göra läsaren medveten om att du bifogar dokument. Det är en bra idé att hänvisa till dokumenten med namn och om de behöver ett svar, nämna det också. Till exempel, "Vänligen fyll i och returnera den bifogade W-9 blanketten till vårt kontor senast 31 december." I slutet av ditt brev innehöll dessutom två rader under din signatur en av följande noteringar:

Inkapslingar (2)
Tillägg: Produktbroschyr (1), Kundrecensioner (2)
Enc .: W-9 Form

I det förflutna innehöll standardspråket för att nämna bilagor frasen "Inslagen, vänligen hitta ...". Denna fras är dock föråldrad och faller ur bruk. När allt har du redan sagt till din läsare att du bifogar dokumenten så behöver de inte hitta dem. Att bara skriva "jag enclosing _ ____, " bör räcka.

Inkapslingar i den digitala världen

Eftersom en stor korrespondens sker över internet kan mycket av ditt företags brevskrivning ske som e-post. I det här fallet kommer du att bifoga dokument elektroniskt och formuleringen kan bytas för att spegla ändringen. Var noga med att behålla dokumentfiler i lämpliga format och i rimliga nedladdningsbara storlekar.

Kontrollera innan du skickar

Se till att du sätter in dina bilagor tillsammans med ditt brev före utskick. På samma sätt, om du skickar ett e-postmeddelande, var noga med att faktiskt bifoga dina dokument. Även om det är lätt att göra detta misstag kan du glida upp på den här detaljerna med din professionella bild och ge mottagaren intrycket att du inte uppmärksammar detaljerna.