Hur man dubbelkontrollerar arbetsmetoder

Arbetsmetoder är de processer genom vilka företagen utför uppgifter. Sådana metoder är emellertid inte alltid optimala: De kan vara ineffektiva, oklara, saknade steg eller föråldrade. Dubbelkontrollerade arbetsmetoder gör att organisationen kan förbättra eller ändra sådana processer. Denna typ av revision kräver dock samarbete från många parter, från ledningsgruppen till deras underordnade. I vissa fall kan du stöta på motstånd när du ändrar arbetsmetoder.

1.

Granska alla policyer och förfaranden som är relaterade till arbetsmetoden. Samla träningshandböcker, noter om arbetsuppgifter och arbetsbeskrivningar. Verifiera att du kan utföra uppgiften med de material som finns till hands. Om uppgiften inte kan utföras med den information som tillhandahålls, ändra materialet för att inkludera ytterligare steg som inte beskrivs i dokumenten. Uppföljning med anställda om hur man utför uppgiften om information saknas.

2.

Verifiera procedurerna med ledningen som ansvarar för genomförandet av de skisserade uppgifterna. Ring ett möte och gå över varje steg som redan är listat utöver eventuella policyer för tydlighetens skull. Lista alla arbetare som är inblandade i utförandet av varje arbetsfunktion. Planera en tid att observera sitt arbete för att se över arbetsmetoderna. Be ledningsgruppen för insatser angående implicita förväntningar hos arbetare som inte är upptagna i policyerna: Sådana förväntningar kan komma tidigt för att städa ut utrustning eller kassera material efter att en process är klar.

3.

Titta på arbetarna som utför den relaterade uppgiften. Notera några steg som inte anges i arbetsmetoddokumentationen. Notera också avvikelser, genvägar eller andra skillnader. Fråga medarbetaren om hon lärde sig eller utformade steg som inte nämns i de skisserade arbetsmetoderna. Dokument om huruvida sådana avvikelser förbättrar eller förringar kvaliteten på jobbet.

4.

Reläera skillnaden i arbetsmetoder med ledningsgruppen. Koordinera arbetsmetodrevisioner med handledare och underordnade. Carlos Moore, författare till boken, Small Business Management, kommenterar hur många organisationer som bildar "kvalitetscirklar" eller grupper av arbetare som möts rutinmässigt för att diskutera kvalitetsproblem och förslag till förbättringar. Få feedback från båda parter om skillnaderna i dubbelkontrollerade arbetsmetoder. Om det behövs, ta emot ytterligare inmatning från externa källor, såsom handelspublikationer, konsulter och andra yrkesverksamma angående de bästa sätten att utföra de metoder som skisseras.

5.

Utför uppgiften igen med hjälp av de reviderade arbetsmetoderna. Om uppgiften inte utförs med större effektivitet och förbättring än tidigare metod, kontrollera metoderna och åtgärda några av problemen.

6.

Skriv om arbetsmetoderna baserat på inmatningen från båda parter. Skicka noteringar till alla anställda som överför ändringarna.

Tips

• Överväga dubbelkontroll arbetsmetoder som en del av ett lag. Samla ytterligare revisorer med kompetens i var och en av de uppgifter som granskas. Matt Seaver, författare till boken, "Gower Handbook of Quality Management", förklarar att ett team av revisorer med olika funktioner ger en mer väl avvägd bedömning av de tillgängliga metoderna.