Hur man etablerar en budget för företagsresor

När ditt företag växer kommer du att upptäcka att du eller dina anställda måste göra vissa resor på uppdrag av företaget. Resekostnader brukar fungera som en investeringsteknisk diskretionär men nödvändig för långsiktig framgång - och en bra investering måste ge en bra avkastning. Att förbereda en resebeskrivning innebär att man anger riktlinjer för vad ditt företag har råd att spara på kort sikt, och hur mycket avkastning de "investeringarna" behöver generera för att motivera sina kostnader.

1.

Upprätta en resebyrå först efter att du har fastställt dina kärnkostnader. Under lutna tider kan du avstå från företagsresor, men du kan inte avstå från kostnader som hyra och (vissa) lönelistor. Du måste betala dessa kostnader först, vare sig genom intäkter eller skuld. Brott mot denna regel utgör ett existentiellt hot mot ditt företag, och du bör aldrig överväga det om det inte ger en konkret, kortfristig utdelning.

2.

Ange en officiell resepolicy för att använda som baslinje för godkännande av resekostnader. En sida av detta mynt gäller kostnaderna själva. Till exempel bör en officiell politik ange gränser för kostpris per dag. Den andra sidan av myntet inbegriper godkännandeprocessen. Till exempel bör junioranställda få godkännande för resor från en auktoriserad chef eller verkställande direktör.

3.

Villkoren för resekostnader på det värde du rimligen förväntar dig att lägga till ditt företag. Använd informerade antaganden för att göra specifika prognoser. Ett uppenbart exempel innebär att flyga till en annan stat för att förhandla fram ett kontrakt med en potentiell köpare som kommer att ge en betydande vinst över tiden, långt överstigande kostnaden för en flygbiljett, måltider och ett hotellrum. Ett mindre intuitivt exempel innebär att flyga till en annan stat för att delta i en konferens om att optimera affärsmetoder i din bransch. Det kommer inte att leda till någon vinst i sig, men att implementera de bättre affärsmetoderna kan hjälpa dig att öka intäkterna. Du bör förvänta dig några svårigheter och gissningar vid uppskattning av avkastningen på dessa typer av utgifter. Börja konservativt genom att undvika stora risker.

4.

Samla in uppgifter om kostnaderna för de företagsresor som ditt företag godkänner och analysera dessa data över tiden i förhållande till det värde som varje resa till sist lägger till företaget. Det betyder att alla som reser behöver fylla i en specificerad kostnadsrapport när de återvänder. Detaljer gör skillnaden. Sträva efter att kunna rita så rakt och tydligt av en linje som möjligt mellan resekostnader och det värde de levererar. Ingenting hjälper dig att göra prognoser om framtiden och goda uppgifter om det förflutna. Att bygga en kunskapsbas om vilka typer av resor som betalats och vilka slag som inte bidrog till att motivera en mer liberal resebyrå i framtiden.

5.

Spåra resekostnader och kontrollera dessa kostnader. Tvinga inte dina anställda att resa i fattigdom, men ge dem inte en blank check heller. Stolar för flygplan, ekonomibilar och hotellrum på hotellrummen kommer inte att skada grunden för resan.