Hur man förklarar avvikelser i månadsräkenskaper

Företag använder variansanalys för att jämföra förändringar i ekonomisk utveckling från en månad till nästa, eller kanske från kvart till annan eller år till år. Vanligen jämförs de faktiska finansiella resultaten med en budget, eller en budget jämförs med en prognos. Denna jämförelseprocess och den resulterande avvikelsen hjälper hanteringen att identifiera problem, undersöka problem och göra förändringar snabbt. Att jämföra en månads prestanda med en annan ger en viss insikt när man sammanställer en trendlinje som jämför flera månaders data sida vid sida, kallad "horisontell analys", kan lättare avslöja plötsliga förändringar.

Sammansättning av data

När du jämför finansiella data från två olika månader har du den första månaden i en kolumn, den andra månaden i nästa kolumn och den tredje kolumnen visar den resulterande skillnaden eller variansen mellan de två första kolumnerna. Företagen utför typiskt denna typ av analys i resultaträkningen. Om du till exempel jämför budgetdata till det faktiska resultatet kan du ha budgeterat månadens försäljning till $ 10.000. Din faktiska försäljning uppgick till $ 8000, så du har en budget-till-faktisk varians på $ 2000.

Positiva avvikelser

En budgetavvikelse är positiv eller gynnsam när de faktiska intäktsresultaten är högre än budgetförväntningarna, eller kostnaderna är lägre än budgeten. Du analyserar dessa variationer på sätt som direkt hänför sig till raden. Om du till exempel hittar en positiv försäljningsvariant, undersöker du om det berodde på högre än förväntade försäljningspriser, större försäljningsvolym eller en mer lönsam blandning av produkter som köps av dina kunder. För faktiska utgifter som ligger under budgeten vill du undersöka och förstå om orsaken är en engångs eller sällan händelse, om din budget baserades på dåliga antaganden eller huruvida ditt företag hittade ett sätt att löpande skära kostnaderna, bland annat möjliga förklaringar.

Negativa skillnader

Negativa avvikelser uppstår när försäljningen faller under budgeten eller kostnaderna överstiger budgeten. Både positiva och negativa avvikelser kan bero på antingen kontrollerbara interna händelser eller okontrollerbara, ofta externt drivna händelser. Beroende på typ av företag, till exempel ett serviceföretag jämfört med ett företag som tillverkar en produkt, kan du utföra variansanalys på endast några av de mest relevanta raden i resultaträkningen. Till exempel kan en tillverkare fokusera på avvikelser i inköpspriset eller materialutbytet, medan ett servicebaserat företag kanske ser mer ut på sin arbetseffektivitetsvariation.

Förklara resultaten

Variansanalys fungerar som ett verktyg för att varna ledningen till potentiella affärsproblem som kan påverka försäljningen eller kostnaderna. Använd objektiva, exakta, direkta och unemotionala språk för att presentera och förklara avvikelser, eftersom det är svårt att identifiera den exakta frågan och lämpliga lösningar genom att bli alltför involverade i detaljerade förklaringar.

Använd en konsekvent presentation, som anger variansen, sedan anledningen till den, och den resulterande potentialen eller verkliga effekten på företagets prestanda. Oavsett om du jämför en månad med faktiska resultat till en annan eller budgeten till verklig prestanda, gör det en skillnad. Om du undersöker en budget-till-faktisk varians, var försiktig med skillnader som orsakats av dåligt utformade budgetantaganden eller intern företagspolitik som gör att budgetmålen anges i mer gynnsamma, men mindre realistiska termer.