Hur man hittar felet i en oanpassad försöksbalans

Kraften i dubbelregistreringsmetoden centrerar sig kring sin självkontrollande natur, vilket leder till förtroende för att finansiella rapporter över ett företag är fullständiga och korrekta. Försöksbalansen är en bokföringsrapport som är mindre viktig nu när datorredigeringsprogrammet internaliserar dubbelregistreringsproceduren, vilket kräver en enda registrering av en transaktion och därigenom eliminerar transkriptionsfel mellan debet och kreditposter för en transaktion.

Försöksbalansen har fortfarande en plats, men när en bokförare eller revisor vill visa en generals tillstånd innan han gör felkorrigeringar, kallas justeringar, nödvändiga när en försöksbalans inte balanserar. Oavsett om du använder manuella eller datorbaserade bokföringssystem, fungerar det oanpassade provningsbalansen som ett kraftfullt internt dokument för att behålla riktigheten i ett företags konton.

Strukturera en ojusterad försöksbalansrapport

I sin enklaste form består försöksbalansrapporten huvudsakligen av tre kolumner: kontonamnet och debet- och kreditbelopp för varje konto. Konton är av sin natur antingen betalkort eller kreditkonton, så det finns i allmänhet bara data i motsvarande kolumn. Den andra kolumnen har ett värde av noll. Totalsummorna för debet och krediter för alla konton måste vara lika med att bekräfta noggrannheten i uppgifterna i huvudboken och en försöksbalans balanseras inte om en transaktion inte är korrekt inlagd på både ett enkel- och kreditkonto. Förbereder en försöksbalansrapport innan korrigeringar görs kallas en oanpassad försöksbalans. Om det är felfritt eller om korrigeringar till konton senare görs för att balansera det, kallas då en efterföljande rapport en justerad försöksbalans.

Vilka konton är mest sannolikt att ha debetavgifter?

Konton som kostnader, förluster, tillgångar, kontanter och ägarens teckningskonto har vanligtvis saldot. Dessa är konton vars värden ökar med debetinmatningar medan de minskar med en kreditinmatning. På samma sätt har konton som försäljning, realisationsvinster, skulder och eget kapital krediter. Deras saldon ökar när de krediteras och de minskar med debet.

Alla transaktioner skapar både en debet- och kreditinmatning, även om du bara anger transaktionen en gång i ett bokföringsprogram som skapar dubbelbokningsformatet i programvaran. Ett företag som får ett banklån på $ 5 000 debiterar kontokonto, vilket ökar värdet på det kontot med $ 5 000, samtidigt som dess sedlar betalas med samma belopp, eftersom beloppet av de utestående lånen har ökat.

Vad är ett exempel på ett transkriptionsfel?

Tänk på $ 5 000 banklån från försöksbalansperspektivet. Om både debet- och kreditposter matchar är denna transaktion i balans och har ingen negativ inverkan på försöksbalansen i huvudboken. Men bild ett företag som använder ett manuellt bokföringssystem och låneposten debiterades på kontokontot som $ 5000 men krediterades till sedlar som skulle betalas som $ 500. För den generella boksluten inklusive dessa konton kommer en försöksbalans inte att balanseras om detta lämnas oupplöst. Eftersom summan av debet och krediter enkelt jämförs med försöksbalansrapporten, skulle den oanpassade försöksbalansen visa en skillnad på 4, 500 dollar mellan debiteringar och krediter. Den saknade noll är ett exempel på ett transkriptionsfel som upptäcks av en försöksbalansrapport.

Fel uppenbarade av en oanpassad försöksbalans

Även om det är ganska effektivt att avslöja vissa typer av fel, kommer den oanpassade provbalansen inte att identifiera alla fel, och det finns faktiskt vissa typer av fel som inte kan detekteras av försöksbalansen. Till exempel, om storleken är avstängd med $ 0, 80, vilken process skulle du använda för att hitta felet? Det finns ett antal steg som du kan arbeta igenom, öka i komplexitet, men det första du måste tänka på är hur mycket obalansen är. Ett nummer som $ 0.80 kan helt enkelt lämna cent från en post. Logiskt kan du sedan söka efter transaktionerna från debeten eller krediterna, som uppgår till 80 cent över, för ett belopp som slutar i $ 0, 80 och kontrollerar motsvarande post i det andra kontot.

Den 80-procentiga skillnaden kan dock vara kumulativ eller slumpmässig, vilket gör din sökning svårare. Vanliga steg för att hitta fel i försöksbalanser är:

• Lägga till försöksbalans kolumnerna felaktigt: hittade helt enkelt genom att kolla tillägget igen.

• Saknar ett ledarkonto: Jämför obalansbeloppet till kontouppgifter i kolumnen med högre värde för att hitta det konto som saknas i kolumnen med lägre värde.

• Ange ett konto i fel bokstavs kolumn: dela obalansbeloppet med 2 och söka kontosaldon för detta belopp.
• Dela obalansbeloppet med 9: Om obalansen är jämnt delbar med 9, är det sannolikt att ett införlivande (byte av siffror) eller omplacering (felaktig placering av en decimal) orsakar felet.

Om fel kvarstår måste du söka efter enskilda konton som ingår i försöksbalansen.

Varning

• Några fel avslöjas inte av en försöksbalans, inklusive fel som utelämnade transaktioner eller fel som spelas in felaktigt men identiskt i två konton. En obalanserad försöksbalans indikerar definitivt fel, medan en balanserad försöksbalans kanske eller inte är felaktig.